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En Amazon S3 (AWS), con cifrado en tránsito y en reposo, control de versiones para conservar y restaurar documentos, y respaldo garantizado por el acuerdo de nivel de servicio (SLA) de Amazon S3.
Amazon S3 mantiene programas de conformidad como PCI-DSS, HIPAA/HITECH, FedRAMP y directiva de protección de datos de la UE. Además, KaiDoc implementa control de acceso por roles, bitácora de auditoría que registra cada acción sobre los documentos, y cifrado en la transmisión.
Solo un computador o dispositivo móvil con conexión a internet y un navegador web actualizado. KaiDoc es 100% web, no requiere instalación de software local. La app de captura en campo funciona en Android 8.0 o superior.
KaiDoc facilita el cumplimiento de la Ley 594 de 2000 (Ley General de Archivos), Ley 1712 de 2014 (Transparencia), Ley 1581 de 2012 (Protección de Datos Personales), directrices de SGSST, TRD (Tablas de Retención Documental) y es compatible con procesos de certificación ISO 9001, 14001 y 45001.
Sí. KaiDoc es completamente modular. Puedes empezar con un solo módulo (gestión documental, compras, expedientes) y agregar más conforme tu operación lo requiera. Todos los módulos comparten la misma base de datos y la misma lógica de permisos.
Gestión documental (archivo central y de gestión), expedientes laborales, compras y cuentas por pagar, flujos de trabajo y aprobaciones, CRM, control de proyectos, ejecución de proyectos sociales, captura de información en campo, SGI (control documental para ISO), correspondencia y reportes.
Sí. Los flujos se configuran directamente en la plataforma junto con el equipo de KaiDoc: etapas, responsables, reglas de aprobación y evidencias. No se requiere programación ni desarrollos a la medida.
Sí. La plataforma incluye tecnología OCR e ICR para búsqueda de información dentro de documentos almacenados, incluyendo documentos escaneados.
Depende del alcance, pero los módulos más comunes pueden estar operativos en 1 a 3 semanas. El proceso incluye levantamiento, configuración, migración de datos y capacitación del equipo.
Sí. Cada implementación incluye capacitación para el equipo. El soporte técnico está disponible de lunes a viernes en horario laboral colombiano (8am-6pm) por correo, WhatsApp y plataforma de tickets.
Sí. KaiDoc soporta migración desde Excel, CSV y otros formatos. El equipo de implementación te acompaña para asegurar que la información quede correctamente estructurada en la plataforma.
Licencia tipo SaaS (Software como Servicio). Pagas una suscripción mensual durante el tiempo que decidas. No hay contratos de permanencia obligatoria y solo pagas por los módulos que activas.
El costo depende de los módulos, la cantidad de usuarios y el almacenamiento requerido. El CRM, por ejemplo, tiene un precio desde $95.000 COP/mes con prueba gratuita de 10 días. Solicita una cotización personalizada para tu caso específico.
La información es propiedad del cliente. Puede ser descargada en su totalidad desde la plataforma o entregada en medios magnéticos (base de datos, tablas Excel, documentos). No se elimina inmediatamente al finalizar la suscripción.
Las suscripciones SaaS no generan IVA. Los desarrollos o personalizaciones adicionales sí generan IVA conforme a la normativa colombiana vigente.
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