Documentos dispersos en correos, Drive, WhatsApp y carpetas locales
Versiones duplicadas. Información que no aparece cuando se necesita. La versión correcta es siempre la que mandó alguien por chat.
SOFTWARE DE GESTIÓN DOCUMENTAL · ECM PARA COLOMBIA
Gestión documental con estructura real, no solo almacenamiento.
Centraliza, versiona y protege los documentos de tu empresa con permisos, metadatos, búsqueda avanzada y trazabilidad completa de cada acción. ECM hecho para empresas colombianas.
Contrato Servicios — Agudelo Avalúos
VIGENTE
Política Calidad POL-CAL-001
VIGENTE
Procedimiento Compras PRO-CAL-009
EN REVISIÓN
Radicado CORR-2026-0341
PEND. RESPUESTA
Examen médico ingreso — L. Rodríguez
VENCE 12D
EL PROBLEMA
Lo que pasa cuando los documentos viven en cualquier parte.
Sin control de acceso real
Cualquiera puede ver, copiar o modificar archivos sin que quede evidencia de quién hizo qué.
Riesgo de incumplimiento normativo
Sin estructura de retención, clasificación ni bitácora que soporte una auditoría. Cuando el ente de control pregunta, no hay respuesta.
CAPACIDADES
Todo lo que necesitas para dejar de improvisar con archivos.
Cada funcionalidad está diseñada para que los documentos tengan contexto, no solo ubicación.
Búsqueda avanzada
Encuentra cualquier documento en segundos por palabras clave, metadatos, fechas, responsable, expediente o filtros combinados.
Control de versiones
Historial completo de cambios: versión vigente, revisiones anteriores, quién modificó qué y cuándo. Sin usar el documento equivocado.
Permisos granulares
Define quién puede ver, editar, descargar o eliminar por usuario, rol, área, expediente o tipo documental.
Metadatos y clasificación
Enriquece cada documento con tipo, fecha, área, vigencia, tercero, estado y prioridad. Documentos con contexto, no solo nombre.
Trazabilidad y auditoría
Bitácora de cada acción: creación, edición, visualización, aprobación, rechazo, descarga. Evidencia completa para cualquier auditoría.
Alertas y vencimientos
Notificaciones automáticas por documentos próximos a vencer, faltantes, tareas pendientes o SLA por cumplir.
ARCHIVO ESTRUCTURADO
Archivo de Gestión y Archivo Central en un solo lugar
Organiza expedientes digitales activos por dependencia con permisos del encargado, y consolida todo en un archivo central con acceso controlado. Compatible con Tabla de Retención Documental (TRD) alineada a Ley 594 de 2000.
- Expedientes activos e inactivos con ciclo de vida definido
- Periodos de retención y clasificación por tipo documental
- Repositorio único: sin dispersión de datos entre áreas
- Bitácora de auditoría inmutable por documento
EXP-RH-2024-001v2.3
APROBADO · LR
CONT-CAL-2026-0341creado
PERMISOS OK
PROC-FIN-008v1.0 → v1.1
VIGENTE
REG-CAL-007descarga · JP
REGISTRADO
247 documentos monitoreados · trazabilidad 100%
● LIVE
FLUJOS DOCUMENTALES
Aprobaciones y revisiones sin perseguir a nadie
Cada documento puede tener su flujo: revisión, aprobación, publicación, archivo. Con responsables, etapas, SLAs y evidencia de cada paso. Sin chats sueltos ni firmas físicas.
- Flujos por tipo documental — política, procedimiento, contrato, expediente
- Alertas a responsables y aprobadores en cada cambio de estado
- Bitácora de aprobaciones con usuario, fecha y comentario
- Integración con el constructor de Workflows para reglas complejas
POL-CAL-024 · Política Tratamiento de Datos
✓ Redactado
POL-CAL-024 · Revisión Jurídica
✓ 14:38
POL-CAL-024 · Aprobación Gerencia
EN CURSO
POL-CAL-024 · Publicación + Archivo
SIGUIENTE
CUMPLIMIENTO
Alineado con la normativa colombiana
KaiDoc se construyó pensando en cómo se audita en Colombia. Estructura de retención, clasificación documental, bitácora completa por documento, control de acceso por área, gestión de versiones — y radicación de correspondencia trazable extremo a extremo. El control documental para Sistemas de Gestión ISO se cubre en Control Documental SGI.
CLIENTE REAL
Lo que dice un cliente que ya opera con orden documental
Con KaiDoc logramos eficiencia en todos los procesos de avalúos, cumplimos con los tiempos de entrega a nuestros clientes y ahora tenemos un archivo ordenado y fácil de consultar desde cualquier lugar. Antes, la captura de información de campo tomaba mucho tiempo, el procesamiento del registro fotográfico era lento, y el almacenamiento de archivos era desordenado.
PREGUNTAS FRECUENTES · GESTIÓN DOCUMENTAL
Lo que más nos preguntan sobre gestión documental.
¿Qué normativas colombianas cumple KaiDoc para gestión documental?
KaiDoc ayuda a cumplir con la Ley 594 de 2000 (Ley General de Archivos), la Ley 1712 de 2014, directrices de SGSST y es compatible con TRD (Tablas de Retención Documental). También soporta procesos de certificación ISO 9001, 14001 y 45001. Para la documentación específica del Expediente Laboral revisa esa landing.
¿Cómo funciona el control de versiones de documentos en KaiDoc?
KaiDoc mantiene un historial completo de cada documento: versión vigente, revisiones anteriores, quién realizó cada modificación y cuándo. Esto evita el uso de versiones incorrectas y mantiene trazabilidad completa para auditorías. El cambio de versión queda registrado con usuario autenticado, timestamp y comentario opcional.
¿Qué es el Archivo de Gestión y el Archivo Central en KaiDoc?
El Archivo de Gestión contiene los expedientes activos de cada dependencia con permisos del encargado. Al cerrar un expediente, se traslada al Archivo Central, un repositorio único con acceso controlado por el administrador. Ambos conviven en la misma plataforma sin dispersión de datos, y mantienen periodos de retención definidos por la TRD.
¿KaiDoc soporta radicación de correspondencia (entrada y salida)?
Sí. KaiDoc tiene módulo de radicación con consecutivo automático, asignación por área, hilo de respuesta y trazabilidad completa. Cada radicado queda vinculado al expediente correspondiente y se puede consultar por fecha, área, remitente, destinatario o estado.
¿Qué es una Tabla de Retención Documental y cómo la implementa KaiDoc?
La TRD es la herramienta archivística que define cuánto tiempo se conserva cada tipo documental según la Ley 594 de 2000. En KaiDoc se parametriza por serie / subserie / tipo, se aplica automáticamente a los documentos al cargarlos, y dispara los flujos de transferencia o eliminación al cumplir los plazos. Configurable por empresa.
Deja de improvisar con carpetas.
Empieza a gestionar con estructura.
En 30 minutos te mostramos cómo KaiDoc puede ordenar la operación documental de tu empresa. Sin compromiso, sin spam.