Las aprobaciones van por correo y nadie sabe en qué estado están
Quien necesita saber si una compra fue aprobada tiene que preguntar. Quien aprueba no siempre responde. El proceso avanza o se frena según la bandeja de entrada de cada persona.
AUTOMATIZACIÓN OPERATIVA · WORKFLOWS NO-CODE · CONSTRUCTOR VISUAL
Tus procesos internos en flujo
Cuentas por pagar, compras, viáticos y procesos operativos en workflows trazables. KaiDoc te entrega los 6 workflows preconfigurados armados durante el onboarding + constructor visual no-code para que tu equipo cree o modifique los que necesite después. Cada aprobación queda registrada con usuario, timestamp y soporte. Sin correos perdidos.
CXP-2026-0042 · Proveedor XYZ S.A.
APROBADO L1/L2
COMPRA-2026-1128 · Insumos Oficina Q2
EN CURSO · L1
VIAT-2026-0091 · Visita Cliente Cali
APROBADO · Legalizado
CAJA-2026-0334 · Gastos Menores Sede 2
PEND. SOPORTES
INV-2026-0712 · Salida Bodega Norte
APROBACIÓN L2
EL PROBLEMA
Lo que cuesta no tener los procesos automatizados
Los soportes llegan tarde, mal organizados o no llegan
Las facturas, órdenes de compra y comprobantes de pago terminan en correos, chats y escritorios de varias personas. Cuando los necesitan para una conciliación, el proceso de búsqueda empieza de cero.
No hay trazabilidad de quién aprobó qué ni cuándo
Si una decisión se cuestiona después, no hay registro claro. La aprobación existió en un correo, en una conversación o en la memoria de alguien. No en el sistema.
WORKFLOWS PRECONFIGURADOS
Seis procesos listos para operar desde el día uno
Durante el onboarding KaiDoc parametriza estos seis workflows con los pasos, niveles de aprobación y documentos que tu operación realmente requiere. Después tu equipo puede modificarlos o crear nuevos en el constructor visual no-code.
Cuentas por Pagar (CxP)
Solicitud → liquidación → programación de pago → carga del soporte. Todos los pasos intermedios configurables a tu política de aprobaciones por monto y proveedor.
Compras
Solicitud → autorización → generación de OC → recepción → verificación. Integrable con CxP en cascada para cerrar el ciclo completo desde la solicitud hasta el pago.
Caja Menor
Control de gastos menores con soporte documental y aprobación por niveles, ajustado a tu política interna de montos máximos y responsables por sede.
Viáticos
Solicitud, aprobación y legalización de viáticos con carga de soportes desde cualquier dispositivo. Reconciliación contra el monto aprobado en el flujo de cierre.
Inventario
Control de entradas, salidas y traslados de inventario con aprobación por nivel y trazabilidad inmutable de cada movimiento por usuario y sede.
Presupuesto
Planificación y seguimiento presupuestal integrado con los flujos de Compras y CxP. Visibilidad del gasto real vs. presupuestado en tiempo real por área y rubro.
CÓMO FUNCIONA
Del proceso manual al flujo automatizado
Mapeamos tu proceso
Durante el onboarding identificamos los pasos, actores y documentos de cada proceso que vas a automatizar. Sin suponer cómo funciona tu operación.
KaiDoc lo deja armado
Parametrizamos los 6 workflows preconfigurados con los pasos, niveles de aprobación y documentos definidos para tu empresa. Listos para operar.
Tu equipo lo opera y lo evoluciona
Operas con trazabilidad total. Modificas los flujos o creas nuevos directamente en el constructor visual no-code cuando tu operación cambie.
CONSTRUCTOR VISUAL
Modifica los workflows en minutos, sin esperar a IT
Después del onboarding tu equipo opera con autonomía. El constructor visual no-code permite agregar pasos, cambiar aprobadores, condicionar bifurcaciones y crear workflows nuevos desde cero. Sin código, sin tickets a soporte, sin esperar a que un desarrollador interno tenga tiempo.
- Agrega o reordena pasos arrastrando nodos en el canvas
- Asigna aprobadores por usuario, rol, área o cargo
- Define condiciones por monto, tipo de documento o área solicitante
- Versiona cada cambio con bitácora de quién modificó qué y cuándo
INICIO · Solicitud de pago
Solicitante carga factura + datos del proveedor
Aprobación L1
Asignado: Jefe del Área solicitante
Aprobación L2 (si monto > $5M)
Asignado: Director Financiero
Carga del soporte de pago
Comprobante de transferencia obligatorio
Notificar contabilidad
Email + registro en bitácora
+ Agregar paso:
Aprobación
Documento
Notificación
Condición
ALCANCE
Honestidad sobre lo que KaiDoc automatiza
Decimos qué hacemos bien dentro del dominio de procesos documentales y de aprobación, y qué dejamos a herramientas especializadas. Sin sorpresas en la demo ni en la implementación.
KaiDoc automatiza
- Aprobaciones por niveles con bifurcaciones condicionales por monto, tipo o área
- Captura de soportes documentales obligatorios por paso del flujo
- Asignaciones por usuario, rol, área, cargo o reemplazos por ausencia
- Notificaciones por estado del proceso (email + portal + opcional WhatsApp)
- Trazabilidad inmutable con bitácora por usuario autenticado
- Los 6 workflows preconfigurados (CxP, Compras, Caja Menor, Viáticos, Inventario, Presupuesto)
- Constructor visual no-code para crear o modificar workflows propios
- Integración con expediente laboral, ECM, captura en campo y SGI
KaiDoc no automatiza
- IoT / sensores / monitoreo de dispositivos físicos
- Integraciones profundas con ERPs propietarios (SAP, Oracle, Dynamics)
- Motores de reglas avanzadas (lógica de negocio compleja en cascada)
- BI / analítica avanzada con cubos OLAP
- RPA (automatización de UI en aplicaciones legacy)
- Web scraping o extracción automática desde sitios externos
- Sincronización bidireccional automática con software contable
- Agentes de IA generativa estándar (sí como desarrollo a medida)
PREGUNTAS FRECUENTES · WORKFLOWS
Lo que más nos preguntan sobre automatización de procesos.
¿Los workflows son realmente no-code o KaiDoc me configura todo?
Son las dos cosas, en momentos distintos. Durante el onboarding KaiDoc te entrega los 6 workflows preconfigurados (CxP, Compras, Caja Menor, Viáticos, Inventario y Presupuesto) ya armados con los pasos, niveles de aprobación y documentos de tu empresa específica. Después del onboarding tu equipo opera con autonomía: puede modificar esos workflows o crear nuevos desde cero directamente en el constructor visual no-code. No necesitas saber programar ni esperar a IT.
¿Puedo modificar los 6 workflows preconfigurados o son cerrados?
Son completamente modificables. Cada uno parte de una plantilla razonable que KaiDoc ajusta a tu operación en el onboarding, pero quedan como base — no como caja cerrada. Puedes agregar pasos de aprobación adicionales, cambiar aprobadores por usuario o rol, condicionar bifurcaciones por monto, agregar documentos requeridos o eliminar pasos que no apliquen. Todos los cambios quedan versionados con bitácora.
¿Cómo se conectan los workflows con mi software contable (Siigo, Helisa, Ofima)?
KaiDoc guarda los datos y soportes de cada workflow (factura, OC, comprobante, beneficiario, monto) y los entrega exportables en el formato que tu contable acepta. La sincronización automática bidireccional con sistemas contables propietarios no es funcionalidad estándar — para ese flujo de integración profunda lo cotizamos como desarrollo a medida. Para soporte documental general ver Gestión Documental.
¿KaiDoc automatiza monitoreo de sensores IoT o tareas en máquinas físicas?
No. KaiDoc es un orquestador de procesos documentales y de aprobación. No conecta sensores IoT, no monitorea dispositivos físicos, no controla maquinaria. Para esos casos te recomendamos una plataforma de IoT dedicada que se complemente con KaiDoc para los procesos administrativos derivados (ej. workflows de mantenimiento disparados por alertas externas).
¿Cuánto tiempo toma armar un workflow nuevo desde cero?
Para un workflow estándar (4-6 pasos lineales con 1-2 niveles de aprobación) tu equipo lo arma en 15-30 minutos usando el constructor visual. Workflows con lógica condicional avanzada o múltiples bifurcaciones pueden tomar 1-2 horas. KaiDoc acompaña los primeros workflows propios sin costo durante el onboarding para que el equipo agarre el patrón.
¿Las aprobaciones pueden hacerse desde el celular?
Sí. KaiDoc tiene app móvil donde los aprobadores reciben notificación, revisan los soportes y aprueban o rechazan directamente desde el teléfono con la huella o PIN del dispositivo. Cada aprobación queda registrada con usuario, timestamp y GPS de la ubicación opcional.
¿Cómo manejo las aprobaciones cuando un aprobador está de vacaciones?
Cada nivel de aprobación admite configurar aprobadores suplentes o reglas de escalamiento automático. Si el principal no responde en N horas (configurable por workflow), la aprobación se escala al suplente o al jefe directo. Las ausencias planificadas (vacaciones, incapacidades) se gestionan desde el Portal del Empleado y KaiDoc enruta automáticamente.
¿KaiDoc tiene agentes de IA para los workflows?
En la base estándar no. Lo que sí ofrecemos es capacidad de desarrollo a medida: para procesos que requieren clasificación automática de documentos, validación inteligente de datos o respuestas conversacionales en el flujo, diseñamos e implementamos agentes de IA específicos a tu caso. Se cotiza como desarrollo personalizado, no es funcionalidad incluida en el plan base.
Tus procesos
en flujo esta semana.
En 30 minutos te mostramos cómo KaiDoc automatiza los procesos de tu empresa según tu operación real. Sin compromiso, sin spam.