KaiDoc orquesta flujos de trabajo para que tus aprobaciones, documentos y evidencias se muevan con reglas claras, plazos y responsables. Desde Compras hasta Cuentas por Pagar, todo queda trazable, auditable y medible en una sola plataforma.

¿Qué automatiza KaiDoc?

Diseña y ejecuta workflows con pasos, responsables, SLA, condiciones por monto/área y checklists documentales. Registra cada acción con fecha, usuario y evidencias (archivos, fotos, comentarios).

  • Aprobaciones por niveles, montos y centros de costo.
  • Reglas condicionales (si/entonces), tareas paralelas y recordatorios
  • Evidencias y versiones de documentos centralizadas
  • Tableros con estado, cuellos de botella y tiempos de ciclo
  • Auditoría completa y roles/permisos por perfil

Flujos clave incluidos

Compras (Procure-to-Order)

De la solicitud a la orden de compra con control y trazabilidad.

  • Solicitud de compra (formulario con ítems, proveedor sugerido y centro de costo).
  • Validación presupuestal (opcional).
  • Aprobaciones por monto y área (uno o varios niveles).
  • Cotizaciones/Comparativo (anexos y versión elegida).
  • Generación de OC (plantilla + consecutivo).

Cuentas por Pagar (AP)

Recepción, verificación y aprobación de facturas/soportes con control documental.

  • Recepción de factura/soporte (carga manual o buzón).
  • Validación documental (NIT, OC, RUT, certificaciones vigentes).
  • Aprobación por monto (roles y escalamiento).
  • Programación de pago (fecha estimada, medio).
  • Cierre con evidencias (comprobante, notas, comunicación a proveedor).

Reglas comunes: bloqueo por falta de documento, vencimientos, retenciones, alertas automáticas.

Otras automatizaciones disponibles

  • Correspondencia (radicación, distribución y respuesta).
  • Expediente laboral (altas/bajas, vencimientos de documentos).
  • Contratos (elaboración, versiones y renovaciones).
  • CRM/Proyectos (aprobaciones internas, entregables, actas).

Todo queda en el ECM de KaiDoc: búsqueda rápida, versiones y permisos.

¿Cómo funciona? (visión operativa)

  • Modela el flujo con pasos, responsables y reglas.
  • Define formularios y documentos requeridos por etapa.
  • Publica: asigna a áreas y activa notificaciones.
  • Ejecución: los usuarios avanzan tareas con evidencias.
  • Monitorea en tableros: tiempos, SLAs y cuellos de botella.
  • Audita y mejora con reportes y edición del diagrama.

Microcopy en UI: "Enviar a aprobación", "Solicitar ajuste", "Adjuntar soporte", "Devolver a etapa".

Beneficios que notarás

  • Menos reprocesos y tareas manuales
  • Visibilidad del estado real de cada solicitud
  • Cumplimiento de políticas internas y requisitos de auditoría
  • Trazabilidad completa para control interno

Integraciones y datos

  • API/ Webhooks / CSV para intercambio con ERP, contabilidad y BI.
  • Exportaciones programadas (CSV/Excel) y vistas para Power BI / Looker.
  • Conectores bajo solicitud (p. ej., correo/buzón de facturas).

Seguridad y cumplimiento

  • Roles y permisos por área/usuario
  • Bitácora de auditoría (quién, qué, cuándo)
  • Políticas de retención y control de versiones
  • Cifrado en tránsito y buenas prácticas de seguridad

Tableros y reportes

  • Estado por flujo, etapa y responsable
  • Tiempos de ciclo por etapa
  • Cuellos de botella y tareas vencidas
  • Descarga a CSV/Excel para análisis

Casos de uso

  • PYMES y áreas de compras: control por montos/centros de costo.
  • Finanzas/AP: pagos programados y evidencias completas.
  • Gobierno/PAE: trazabilidad y soportes organizados para supervisión.

Planes y prueba

Desde $95.000 COP/mes (ver planes).

Prueba gratuita de 10 días para evaluar adopción y resultados.

Preguntas frecuentes (FAQ)

¿Puedo definir varios niveles de aprobación?
Sí, por monto, área y cargo, en serie o paralelo.

¿Qué sucede si falta un documento obligatorio?
El flujo se detiene con alerta hasta adjuntar la evidencia.

¿Puedo crear mis propios formularios?
Sí, con campos editables, validaciones y catálogos.

¿Cómo se gestionan los vencimientos?
Con alertas y listados de tareas próximas a vencer.

¿Se integra con mi sistema actual?
Contamos con API y opciones de intercambio de archivos.

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