El auditor pide un documento y nadie sabe cuál versión es la vigente
Tres versiones del mismo procedimiento en tres carpetas distintas. Nadie recuerda cuál fue la última aprobada. La auditoría se complica en los primeros diez minutos.
SOFTWARE DE GESTIÓN DE CALIDAD · SGI ISO 9001 / 14001 / 45001
Software de calidad y sistemas de gestión integrados: ISO 9001, 14001 y 45001
Administra tu SGI ISO 9001, 14001 y 45001 en una sola plataforma: control documental, matriz de requisitos de la norma con evidencia, auditorías internas, no conformidades, riesgos e indicadores por proceso. Para empresas que necesitan administrar su Sistema de Gestión Integrado sin contratar una suite HSEQ costosa.
PRO-CAL-001v3.2
VIGENTE
PRO-CAL-004v1.0
VENCE EN 12D
REG-CAL-007v1.1
VIGENTE
PRO-CAL-009v4.0
EN REVISIÓN
POL-CAL-001v2.0
VIGENTE
REG-CAL-012v1.4
VIGENTE
PRO-CAL-002v2.1
PEND. APROBACIÓN
Sistema activo
7 DOCS MONITOREADOS
ALCANCE DEL MÓDULO
Qué cubre KaiDoc en gestión de calidad y SGI
KaiDoc administra los tres sistemas del SGI en una sola plataforma:
Calidad (ISO 9001): política, objetivos, procesos, procedimientos, registros de gestión, control de documentos.
Ambiental (ISO 14001): aspectos e impactos ambientales, matriz legal, planes de acción, registros de cumplimiento.
Seguridad y salud (ISO 45001): matriz de peligros, políticas SST, procedimientos operativos, capacitaciones registradas.
Funcionalidades transversales
- Control documental integrado (versiones, aprobaciones, obsolescencia)
- Matriz de requisitos de la norma, con dueño, validador y evidencia asociada
- Auditorías internas: programa, equipo auditor, listas de verificación, hallazgos e informe
- No conformidades con análisis de causa, acciones y verificación de eficacia
- Riesgos y controles, con la metodología de medición de cada empresa
- Indicadores por proceso, con metas y tableros
- Encuestas de satisfacción de cliente, respondidas por enlace y sin necesidad de cuenta
- Evaluación y reevaluación de proveedores, con criterios y clasificación propios de cada empresa
- Revisión por la dirección, con las entradas del sistema consolidadas
- Bibliotecas maestras de documentos por sistema
Lo que NO hace KaiDoc: no sustituye al ente certificador. La auditoría de certificación la hace un organismo acreditado; KaiDoc le entrega la evidencia ordenada y con su trazabilidad.
EL PROBLEMA
Lo que pasa sin control documental real
Las aprobaciones van por correo y no quedan trazadas
Cuando el organismo certificador pide evidencia de aprobación, no hay historial estructurado. El proceso existió, pero no se puede demostrar con un respaldo claro.
El listado maestro vive en un Excel que nadie actualiza
Cada área mantiene el suyo. No hay fuente única de verdad. Los documentos se vencen sin que nadie lo detecte hasta que el auditor lo señala como hallazgo.
CAPACIDADES
Control documental que sí deja evidencia
KaiDoc SGI es el módulo de control documental para empresas colombianas con sistemas de gestión activos o en proceso de certificación ISO. Seis funciones concretas que eliminan el desorden documental antes de que llegue el auditor.
Control de versiones automático
La versión vigente siempre disponible. Las obsoletas archivadas con registro de quién las reemplazó y cuándo. Sin documentos zombi circulando.
Elaboró, revisó y aprobó, con su fecha
Cada versión guarda quién la elaboró, quién la revisó y quién la aprobó, con la fecha de cada paso. Es el bloque de firmas que el auditor busca en el encabezado del documento.
Alertas de vencimiento anticipadas
Notificación automática antes de que expire un documento controlado. Cero sorpresas el día de la auditoría — ni reactivos de última hora.
Listado maestro en tiempo real
Generado automáticamente y agrupado por proceso: versión vigente, estado, fechas de publicación y próxima revisión, y quién elabora, revisa y aprueba. Se filtra y se exporta. Sin Excel paralelos por área.
Biblioteca de plantillas controladas
Modelos de procedimientos, registros e instructivos pre-cargados y validados. Tu equipo arranca con base, no desde cero. Plantillas versionadas como cualquier otro documento.
Historial completo para el auditor
De cualquier documento: cada versión, qué cambió, quién la revisó, quién la aprobó y cuándo. Con el archivo de cada versión descargable. Lo que en Excel o Drive toma días reconstruir.
IMPLEMENTACIÓN
Tres pasos para tener el control
Parametrizas
Configuras las normas activas, las áreas, los tipos de documentos y los niveles de aprobación según tu organización específica.
Migras
Subes los documentos actuales con sus metadatos, versiones y responsables. El equipo de KaiDoc acompaña la migración.
Gestionas
Tu coordinador de calidad tiene visibilidad total del estado de cada documento en tiempo real. Sin carpetas, sin correos, sin Excel.
NORMATIVA SGI
Alineado con las normas ISO más implementadas en Colombia
KaiDoc SGI te ayuda a tener tu soporte documental listo para las auditorías de las normas ISO más implementadas en Colombia. Es la base documental — no reemplaza la implementación del Sistema de Gestión completo. Para la documentación específica de seguridad y salud en el trabajo (SGSST / Decreto 1072), revisa Expediente Laboral.
POR QUÉ KAIDOC SGI
Control documental SGI vs. lo que hoy estás usando
Herramienta
Realidad
Excel + carpetas compartidas
El listado maestro en una hoja, las versiones en correos. Funciona hasta la primera auditoría externa.
Drive / SharePoint
Almacenan documentos. No gestionan flujos de aprobación, vencimientos ni biblioteca de plantillas controladas.
Suite SGI enterprise (Isolución, ISOTools)
Cubren el sistema de gestión completo, y KaiDoc también. La diferencia es el costo por usuario y que en ellas el colaborador que solo consulta ocupa licencia igual.
Otro software ECM genérico
Buenos para documentos en general. No están configurados específicamente para los requisitos documentales de ISO 9001 / 14001 / 45001.
KaiDoc SGI
Control documental específico para SGI: versiones, aprobaciones, alertas, listado maestro, biblioteca de plantillas. Sin pagar por funciones que no usas.
ALCANCE
Honestidad sobre lo que KaiDoc SGI hace
Decimos lo que hacemos bien y lo que dejamos a herramientas especializadas o suites completas. Sin sorpresas en la demo.
KaiDoc SGI cubre
- Control de versiones con obsolescencia automática
- Ciclo de elaboración, revisión y aprobación con responsable declarado
- Mapa de procesos, con sus documentos y tipos documentales
- Matriz de requisitos de la norma, con dueño, validador y evidencia
- No conformidades: análisis de causa, acciones y verificación de eficacia
- Auditorías internas: equipo auditor, listas de verificación, hallazgos e informe
- Indicadores por proceso, con metas y tablero
- Riesgos y controles, con la metodología de medición que use su empresa
- Encuestas de satisfacción de cliente, que su cliente responde sin tener cuenta
- Evaluación de proveedores, con la nota que sale de sus documentos y sus no conformidades
- Revisión por la dirección, con las entradas consolidadas del sistema
- Contexto de la organización: matriz DOFA, partes interesadas y el alcance del sistema
- Equipos de medición: plan de calibración, certificado del laboratorio y qué pasa con lo que midió un equipo no apto
- Ocho normas con matriz propia: ISO 9001, 14001, 45001, 27001, 17025, 22000, 22301 y 28000
- Biblioteca de consulta con enlace público controlado
- Integración con expediente laboral, ECM y workflows de KaiDoc
KaiDoc SGI no cubre
- Capacitaciones y competencias del personal, que viven en el módulo de Talento
PREGUNTAS FRECUENTES · GESTIÓN DE CALIDAD Y SGI
Lo que más nos preguntan sobre gestión de calidad y SGI.
¿Qué es un software de gestión de calidad y para qué sirve?
Un software de gestión de calidad es la herramienta donde una empresa administra su Sistema de Gestión bajo normas ISO: documentos controlados, políticas, procesos, procedimientos, registros e indicadores. Sirve para mantener la certificación ISO 9001 (y, si aplica, ISO 14001 y 45001) con trazabilidad completa y evidencias listas para el auditor. KaiDoc administra el sistema completo —documentos, procesos, requisitos de la norma, no conformidades, auditorías internas, indicadores, riesgos y revisión por la dirección—; lo que no hace es sustituir al organismo certificador, que es quien ejecuta la auditoría de certificación.
¿KaiDoc es un software de sistema de gestión de calidad (SGC)?
Sí. KaiDoc administra la documentación del Sistema de Gestión de Calidad (SGC) bajo ISO 9001, y también los sistemas ambiental (ISO 14001) y de seguridad y salud en el trabajo (ISO 45001) cuando la empresa los tiene integrados. Es el software de calidad donde viven los documentos controlados, las políticas, los procesos y los registros del sistema, con trazabilidad completa para el auditor.
¿Sirve para gestión ambiental (ISO 14001) y SG-SST (Decreto 1072)?
Sí. Además de calidad (ISO 9001), KaiDoc gestiona la documentación de gestión ambiental ISO 14001 y del SG-SST bajo la ISO 45001 y el Decreto 1072 de 2015: matriz documental, versiones, aprobaciones y evidencias. Para la parte de personal del SG-SST (exámenes ocupacionales, capacitaciones por empleado) se complementa con el módulo de Recursos Humanos.
¿KaiDoc es solo control documental o gestiona todo el SGI?
Gestiona todo el SGI (Sistema de Gestión Integrado): política, procesos, procedimientos, registros, indicadores y control documental. Cubre los tres sistemas ISO más comunes en Colombia: 9001 (calidad), 14001 (ambiental) y 45001 (seguridad y salud en el trabajo).
¿KaiDoc gestiona las auditorías internas?
Sí. Programa anual, alcance y criterios, equipo auditor, listas de verificación configurables a partir de los requisitos de la norma, registro de hallazgos e informe. Cada hallazgo se puede convertir en una no conformidad con su análisis de causa y su verificación de eficacia. Lo que KaiDoc no hace es sustituir al organismo certificador: la auditoría de certificación la ejecuta un ente acreditado, y KaiDoc le entrega la evidencia que pide.
¿Sirve para empresas con SGI integrado (los 3 sistemas)?
Sí. KaiDoc está diseñado para SGI integrados. Los 3 sistemas ISO conviven en una sola plataforma con estructura común de documentos, políticas compartidas y registros unificados. También sirve si tu empresa solo tiene uno de los tres.
¿Qué es el control documental SGI?
El control documental SGI es la gestión ordenada de los documentos de un Sistema de Gestión Integrado (ISO 9001, ISO 14001 o ISO 45001). Implica controlar versiones, gestionar aprobaciones, generar alertas de vencimiento y mantener un listado maestro actualizado de todos los documentos del sistema. En KaiDoc es una función dentro del módulo SGI completo — no un producto separado.
¿Qué funciones incluye el módulo SGI de KaiDoc?
El control documental del SGI incluye: control automático de versiones con obsolescencia, ciclo de elaboración, revisión y aprobación con responsable declarado, alertas anticipadas de vencimiento, listado maestro en tiempo real, biblioteca de plantillas controladas e historial completo de cada documento para el auditor. Y no va solo: el módulo SGI añade matriz de requisitos de la norma, no conformidades, auditorías internas, indicadores por proceso, riesgos y revisión por la dirección.
¿Para qué certificaciones ISO sirve KaiDoc SGI?
KaiDoc SGI trae matriz de requisitos propia para ocho normas: ISO 9001 (calidad), ISO 14001 (ambiente), ISO 45001 (seguridad y salud en el trabajo), ISO 27001, ISO 17025, ISO 22000, ISO 22301 e ISO 28000, con las equivalencias del Anexo SL para que adoptar la segunda norma reaproveche el trabajo de la primera. Para el SG-SST bajo Decreto 1072 y para otros esquemas como IATF 16949, el control documental funciona igual, aunque la matriz de requisitos de esas normas no viene precargada. Para la documentación específica de SGSST puedes complementarlo con Expediente Laboral.
¿Cómo se migra la documentación existente?
El equipo de KaiDoc acompaña la migración. Subes los documentos vigentes con sus metadatos, versiones y responsables, y nosotros configuramos la estructura del SGI según tus normas activas. Tiempo típico: 2-3 semanas para empresas medianas.
¿Cómo ayuda KaiDoc en una auditoría ISO?
KaiDoc garantiza que cada documento muestre siempre su versión vigente, con el historial completo de aprobaciones, fechas y responsables disponible. Esto permite responder con precisión a cualquier requerimiento de un organismo certificador en segundos, no en días.
¿KaiDoc emite los registros de auditoría que pide el auditor externo?
Sí. Cualquier documento del sistema genera su historial completo en PDF: versiones, fechas, responsables, aprobaciones y bitácora de accesos. Es el paquete que el auditor pide y que en Excel o Drive toma días reconstruir.
Ya tengo Isolución / ISOTools / Pensemos. ¿KaiDoc SGI los reemplaza?
Sí, y conviene comparar función por función antes de decidir. KaiDoc SGI cubre lo mismo que esas suites —control documental, no conformidades, auditorías internas, indicadores, riesgos, contexto de la organización, partes interesadas, satisfacción del cliente, evaluación de proveedores, equipos de medición y revisión por la dirección— sobre una base documental que además es la del resto de la empresa, no un archivo aparte. Las dos diferencias que suelen decidir: el costo por usuario, porque en esas plataformas el colaborador que solo consulta un procedimiento ocupa licencia igual que quien administra el sistema; y que aquí el documento del SGI vive en el mismo gestor documental que el contrato, la factura y la hoja de vida. También se puede reemplazar solo el control documental y convivir con la suite que ya tiene.
¿KaiDoc SGI hace gestión de no conformidades, auditorías internas o indicadores?
Sí, los tres. No conformidades con análisis de causa, acciones correctivas y verificación de eficacia; auditorías internas con programa, equipo auditor, listas de verificación armadas desde la norma que la empresa adoptó, hallazgos e informe; e indicadores por proceso con meta, semáforo y tablero. Y no van sueltos: un hallazgo de auditoría se convierte en no conformidad, la no conformidad en acción, y todo eso llega consolidado a la revisión por la dirección. También hay riesgos con la metodología que use su empresa, contexto de la organización, partes interesadas, satisfacción del cliente, evaluación de proveedores y equipos de medición.
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Multinorma: cómo gestionar ISO 9001, 14001 y 45001 sin triplicar el trabajo documental
Muchas empresas certificadas en las tres normas manejan tres sistemas documentales separados — tres matrices legales, tres calendarios de auditoría, tres controles de versión. No es obligatorio, y es la razón por la que el SGI se vuelve una carga en vez de una ventaja.
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Qué es información documentada según ISO 9001 (y por qué "tenerla" no es lo mismo que "controlarla")
Muchas empresas certificadas en ISO 9001 tienen todos sus procedimientos escritos y aun así reciben no conformidades por información documentada. La razón casi siempre es la misma: tener el documento no es lo mismo que controlarlo.
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En 30 minutos te mostramos cómo KaiDoc SGI se adapta a la estructura documental de tu sistema de gestión. Sin compromiso, sin spam.