Los documentos están en correos, Drive, WhatsApp y carpetas
Nadie sabe cuál es la versión correcta. El último que la mandó por chat suele tener razón.
PLATAFORMA SAAS COLOMBIA
Tus documentos
Tus documentos
no deberían frenar
tu negocio.
KaiDoc centraliza documentos, aprobaciones, expedientes y soportes para que tu empresa opere con orden, trazabilidad y velocidad. Sin depender de quién se acuerde de qué.
Contrato Servicios — Agudelo
VIGENTE
Examen médico ingreso — L. Rodríguez
VENCE 12D
Procedimiento Compras PRO-CAL-009
EN REVISIÓN
Política Calidad POL-CAL-001
VIGENTE
Solicitud CxP Factura 4521
PEND. APROBACIÓN
EL PROBLEMA
Si algo de esto pasa en tu empresa, no es casualidad.
Es la señal de que la operación creció más rápido que la estructura para sostenerla.
Las aprobaciones dependen de perseguir personas por chat
No hay flujo, no hay evidencia. La decisión existió, pero no se puede demostrar después.
Si falta "la persona que sabe", el proceso se frena
El conocimiento vive en la cabeza de alguien. Cuando se va, se va con él.
Los expedientes están incompletos hasta que llega la auditoría
Y entonces es tarde. Tres días buscando los soportes en archivadores y bandejas de entrada.
Cada pago requiere reunir soportes de 3 fuentes diferentes
Factura por correo, soporte en Drive, autorización en WhatsApp. Y perseguir firmas a mano.
No hay forma de saber en qué estado está una solicitud sin preguntar
El responsable contesta "ya casi". Tres semanas después sigue siendo "ya casi".
LA SOLUCIÓN
KaiDoc convierte el desorden en capacidad operativa.
No es otro repositorio de archivos. Es la capa que organiza cómo tu empresa documenta, valida, aprueba y ejecuta.
Centralización real
Todos los documentos, soportes y expedientes en un solo lugar con estructura, permisos y búsqueda.
Flujos con orden
Aprobaciones y tareas con responsables, etapas y tiempos. Sin cuellos de botella invisibles.
Trazabilidad visible
Cada acción deja evidencia: quién hizo qué, cuándo y en qué estado está. Listo para auditoría.
Operación confiable
Procesos completos y controlados, sin depender de memoria humana ni de seguimiento manual.
Herramienta
Realidad
Carpetas compartidas
Guardan archivos, pero no gestionan estados, aprobaciones ni vencimientos.
Drive + Excel + correo
Funcionan un tiempo, se rompen al crecer. Sin trazabilidad ni flujos.
ERPs
Resuelven la transacción, no la evidencia documental ni el expediente.
KaiDoc
Conecta documentos + responsables + estados + aprobaciones + trazabilidad en una sola lógica operativa.
MÓDULOS
KaiDoc se adapta al área que más lo necesita.
DOLOR
Archivos dispersos en correos, Drive y WhatsApp. Nadie sabe cuál versión es la correcta.
SOLUCIÓN
Ver solución completa
Archivo central con versiones, metadatos, permisos granulares y trazabilidad total. TRD parametrizable.
CONT-2026-0341v3.2
VIGENTE
PROC-RH-008v1.0
VENCE 12D
POL-FIN-002v1.1
VIGENTE
REG-CAL-007v4.0
EN REVISIÓN
FT-PROD-019v2.0
VIGENTE
Sistema activo · 247 documentos monitoreados
● LIVE
DOLOR
El listado maestro vive en Excel. Las aprobaciones van por correo. La auditoría pide evidencia y nadie la encuentra.
SOLUCIÓN
Ver solución completa
Control documental con versiones automáticas, flujo de aprobación por roles, listado maestro en tiempo real y alertas anticipadas. Para tu próxima auditoría ISO sin sorpresas.
PRO-CAL-001v3.2
VIGENTE
PRO-CAL-004v1.0
VENCE 12D
REG-CAL-007v1.1
VIGENTE
PRO-CAL-009v4.0
EN REVISIÓN
POL-CAL-001v2.0
VIGENTE
SGC activo · ISO 9001 · 7 docs monitoreados
● LIVE
DOLOR
Contratos en carpetas físicas. Onboarding caótico. Vencimientos que nadie ve hasta que el Ministerio pregunta.
SOLUCIÓN
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Expediente laboral digital por empleado, alineado al CST. Portal del empleado para autogestión. Alertas automáticas de vencimiento.
CMCarlos Morales · Proyectos
AL DÍA
LRLaura Rodríguez · Contabilidad
ONBOARDING
JPJorge Peña · Supervisor
DOC. VENCE 8D
ASAndrea Salcedo · Gerencia
AL DÍA
MVMiguel Vargas · Analista
APROBACIÓN PEND.
47 colaboradores activos · 6 carpetas CST
● LIVE
DOLOR
Aprobaciones por correo. Soportes que llegan tarde o mal organizados. Si una decisión se cuestiona después, no hay registro claro.
SOLUCIÓN
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Constructor de workflows no-code para CxP, Compras, Caja Menor, Viáticos y cualquier proceso. Cada aprobación queda registrada con usuario y timestamp.
CXP-4521Solicitud creada
✓ 14:22
CXP-4521Autorización nivel 1
✓ 14:38
CXP-4521Gestión documental
EN CURSO
CXP-4521Liquidación y pagos
SIGUIENTE
CXP-4521Verificación y archivo
PENDIENTE
Flujo CxP · 23 instancias activas
● LIVE
DOLOR
Datos operativos en papel, chats o reportes tardíos. Sin geolocalización ni evidencia verificable.
SOLUCIÓN
Ver solución completa
App móvil que captura formularios, fotos y evidencias con GPS, timestamp, fecha y responsable. Sincronización en tiempo real, funciona offline.
FT-2026-091Visita técnica · Cali
SINCRONIZADO
INSP-2026-104Inspección · Medellín
EN CURSO
AV-2026-077Avalúo · Bogotá
SINCRONIZADO
SUP-2026-115Supervisión · Cartagena
OFFLINE
App móvil · 14 registros hoy · GPS activo
● LIVE
EL PRODUCTO
Diseñado para que todo sea claro.
DASHBOARD
Información que activa decisiones
Toma decisiones más rápido. KaiDoc te muestra el pulso de tu organización al instante: métricas clave, compromisos financieros y movimientos comerciales.
ARCHIVO
Todos tus documentos, organizados como tú decides
Gestión documental con estructura real: carpetas, metadatos, versiones y permisos en un solo lugar.
CORRESPONDENCIA
Toda tu correspondencia, radicada y trazable
Trazabilidad completa: sabes quién recibió qué, cuándo y en qué estado está cada radicado.
COMPRAS
Tus compras, de principio a fin
Control total del ciclo de compras: desde la solicitud hasta el pago, con trazabilidad en cada paso.
ASÍ DE SIMPLE
Empieza a operar mejor en 3 pasos.
Centraliza
Sube y organiza documentos, expedientes y soportes con estructura, permisos y metadatos.
Controla
Define responsables, aprobaciones, alertas, estados y reglas para cada proceso.
Ejecuta
Tu equipo trabaja con orden, trazabilidad y velocidad. Sin seguimiento manual.
CLIENTES REALES
Lo que dicen quienes ya operan con KaiDoc
Con KaiDoc logramos eficiencia en todos los procesos de avalúos, cumplimos con los tiempos de entrega a nuestros clientes y ahora tenemos un archivo ordenado y fácil de consultar desde cualquier lugar. Antes, la captura de información de campo tomaba mucho tiempo, el procesamiento del registro fotográfico era lento, y el almacenamiento de archivos era desordenado.
Recibíamos documentación de 250 contratistas por correo, WhatsApp y en físico — todo era reprocesos y desorden. Con KaiDoc unificamos la recepción, centralizamos las compras y ahora tenemos trazabilidad desde el requerimiento hasta la factura. Hoy controlamos el presupuesto por área y estamos listos para cualquier auditoría.
RECURSO GRATUITO
¿Tu empresa tiene el control de sus documentos?
Descarga el checklist de autodiagnóstico y descúbrelo en 5 minutos. 15 preguntas, 3 áreas críticas, 1 diagnóstico claro.
PDF gratuito
Checklist de Diagnóstico Documental
15 preguntas para evaluar gestión documental, expedientes y flujos de aprobación.
PREGUNTAS FRECUENTES
Lo que más nos preguntan sobre KaiDoc.
¿KaiDoc es una plataforma SaaS o se instala en mi servidor?
KaiDoc es una plataforma SaaS en la nube. No requiere instalación en tus servidores. Accedes desde el navegador (web) o desde la app móvil Android para captura en campo. Sicap se encarga de actualizaciones, respaldos y mantenimiento de la infraestructura — tu equipo se enfoca en operar.
¿Cómo se cobra KaiDoc? ¿Hay IVA?
La suscripción mensual se factura sin IVA. Los desarrollos personalizados a la medida se cobran a $130.000 COP/hora, ahí sí con IVA aplicable. El plan base incluye los 6 módulos integrados — sin paquetes premium ni add-ons obligatorios para usar la plataforma completa.
¿Cuánto tarda la implementación?
El onboarding típico toma entre 2 y 6 semanas, dependiendo del tamaño de la empresa y la complejidad de los flujos. Incluye parametrización inicial (TRD, roles, permisos), configuración de los workflows críticos, capacitación al equipo y migración guiada de los documentos prioritarios. Sicap acompaña cada paso.
¿KaiDoc reemplaza a Drive, Excel o nuestro ERP?
Reemplaza a Drive y Excel para gestión documental, expedientes y flujos de aprobación — eso queda obsoleto. NO reemplaza al ERP. KaiDoc se conecta vía API a tu ERP para que la información transaccional fluya entre ambos: tu ERP sigue siendo la fuente de verdad financiera y KaiDoc se vuelve la fuente de verdad documental y operativa.
¿Qué módulos están incluidos en el plan base?
Los 6 módulos oficiales: ECM (gestión documental con TRD), Control Documental SGI (ISO 9001/14001/45001), Expediente Laboral (empleados con portal de autogestión + contratistas PSC), Workflows no-code (constructor visual de procesos), App móvil de captura en campo y Reportes & Dashboards. Todos integrados, sin licencias adicionales.
¿Pueden personalizar KaiDoc para mi operación específica?
Sí. La mayoría de procesos se configuran sin código en el constructor de workflows. Si tu operación necesita lógica que el constructor no cubre (integraciones específicas, cálculos complejos, conectores a sistemas legacy), Sicap desarrolla a la medida a $130.000 COP/hora con IVA. La estimación se cierra ANTES de empezar — no hay sorpresas en factura.
¿KaiDoc cumple con la legislación colombiana (CST, Ley 1581, ISO)?
KaiDoc se construyó para Colombia. Cubre CST (Código Sustantivo del Trabajo) en el módulo de Expediente Laboral, Ley 1581 de Protección de Datos Personales (encriptación en reposo y en tránsito, gestión documentada del consentimiento), y soporta la documentación de Sistemas de Gestión Integrados ISO 9001, 14001 y 45001. Sicap S.A.S. — NIT 901.063.265-3.
¿Cómo es la atención y el soporte?
Soporte por WhatsApp, correo (cchacon@sicap.co) y videollamada agendada. Tiempo de respuesta promedio: 4 horas hábiles para incidencias normales, 1 hora para críticas. Las empresas medianas y grandes tienen un Customer Success Manager asignado, con reportes mensuales de uso y recomendaciones de mejora basadas en cómo está operando su equipo.
Menos caos. Más control.
Empieza hoy.
En 30 minutos te mostramos cómo KaiDoc puede ordenar tu operación. Sin compromiso, sin spam, sin presión.