Gestión documental con estructura real, no solo almacenamiento.
Centraliza, versiona y protege los documentos de tu empresa con permisos, metadatos, búsqueda avanzada y trazabilidad completa de cada acción.
Documentos dispersos entre correos, Drive, WhatsApp y carpetas locales. Versiones duplicadas, información que no aparece cuando se necesita.
Sin control de acceso real: cualquiera puede ver, copiar o modificar archivos sin que quede evidencia de quién hizo qué.
Riesgo de incumplimiento normativo: sin estructura de retención, clasificación ni bitácora que soporte una auditoría.
Todo lo que necesitas para dejar de improvisar con archivos.
Cada funcionalidad está diseñada para que los documentos tengan contexto, no solo ubicación.
Búsqueda avanzada
Encuentra cualquier documento en segundos por palabras clave, metadatos, fechas, responsable, expediente o filtros combinados.
Control de versiones
Historial completo de cambios: versión vigente, revisiones anteriores, quién modificó qué y cuándo. Sin usar el documento equivocado.
Permisos granulares
Define quién puede ver, editar, descargar o eliminar por usuario, rol, área, expediente o tipo documental.
Metadatos y clasificación
Enriquece cada documento con tipo, fecha, área, vigencia, tercero, estado y prioridad. Documentos con contexto, no solo nombre.
Trazabilidad y auditoría
Bitácora de cada acción: creación, edición, visualización, aprobación, rechazo, descarga. Evidencia completa para cualquier auditoría.
Alertas y vencimientos
Notificaciones automáticas por documentos próximos a vencer, faltantes, tareas pendientes o SLA por cumplir.
Archivo de Gestión y Archivo Central en un solo lugar
Organiza expedientes activos por dependencia con permisos del encargado, y consolida todo en un archivo central con acceso controlado por el administrador.
- Expedientes activos e inactivos con ciclo de vida definido
- Periodos de retención y clasificación por tipo documental
- Repositorio único: sin dispersión de datos entre áreas
- Compatible con TRD (Tablas de Retención Documental)
Aprobaciones y revisiones sin perseguir a nadie
Diseña rutas de revisión, validación y aprobación por uno o varios responsables. Cada etapa queda documentada con evidencia y timestamp.
- Flujos personalizados por departamento o tipo documental
- Notificaciones automáticas en cada etapa
- Elimina firmas físicas y seguimiento por correo
- Integración directa con todos los módulos KaiDoc
Alineado con normativas colombianas
KaiDoc te ayuda a cumplir con la Ley 594 de 2000 (Ley General de Archivos), la Ley 1712 de 2014 y las directrices de SGSST para documentación de empleados y contratistas. Genera informes y reportes que facilitan la demostración de conformidad ante entidades regulatorias.
Gestión documental y cumplimiento
Deja de improvisar con carpetas.
Empieza a gestionar con estructura.
En 30 minutos verás cómo KaiDoc organiza los documentos de tu empresa. Sin compromiso.