En imagen KaiDoc, contamos con una solución integral que facilita la digitalización, organización y resguardo de todos los documentos empresariales. Nuestro enfoque se basa en brindar accesibilidad en tiempo real, cumplimiento normativo y un control centralizado para que tu empresa pueda llevar sus procesos a un nuevo nivel de eficiencia.

Beneficios de Centralizar y Digitalizar Documentos

Ahorro de Tiempo y Costos

  • Con imagen KaiDoc podrás reducir el uso de papel, espacio físico y tareas manuales repetitivas.
  • Encuentra cualquier archivo en cuestión de segundos gracias a funciones de búsqueda avanzada y filtros.
  • Olvídate de perder documentos o duplicar información; la plataforma garantiza un historial de versiones y un orden consistente.

Mayor Seguridad y Control de Acceso

  • Protege tu información con permisos de usuario que definen quién puede leer, modificar o eliminar archivos.
  • Automatiza copias de respaldo en la nube para minimizar riesgos de pérdidas por siniestros o errores humanos.
  • Mantén un registro de actividad (bitácora o log) que audita cada acción sobre los documentos.

Cumplimiento de Normativas y Estándares Colombianos

Ley 594 de 2000, 1712 de 2014 y Otras Regulaciones

  • imagen KaiDoc ayuda a las empresas a alinearse con la : Ley 594 de 2000, conocida como Ley General de Archivos, que establece principios para la organización, conservación y acceso a la documentación a partir de las tablas de retención documenta.
  • Genera informes y reportes que facilitan la auditoría y la demostración de conformidad ante entidades regulatorias.
  • Cumple también con directrices de SGSST y otros marcos de seguridad y salud en el trabajo relacionados con documentación de empleados y contratistas.

Archivo de Gestión y Archivo Central

  • Define periodos de retención y clasificación de cada tipo de documento para organizar el archivo de gestión
  • Consolida en un archivo central todos los expedientes con un único repositorio digital, evitando la dispersión de datos.

Automatiza Flujos de Trabajo (Workflows) en la Gestión Documental

Procesos Digitales Sin Papeles

  • Crea flujos de aprobación para solicitudes, versiones y revisiones de documentos, eliminando la necesidad de firmas físicas.
  • Recibe notificaciones y recordatorios cuando se requiera la acción de un usuario (aprobación, revisión o vencimiento de documento).
  • Diseña flujos personalizados para cumplir con los requerimientos específicos de cada departamento (Legal, RRHH, Contabilidad, etc.).

Integración con Otros Módulos imagen KaiDoc

  • Vincula la documentación con los módulos de Proyectos, RRHH, Compras o cualquier otra solución imagen KaiDoc.
  • Centraliza toda la información para un acceso inmediato y permite la elaboración de reportes integrales que contemplen datos de diferentes áreas.
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