Cada quien guarda donde le parece
Uno en Drive, otro en su escritorio. El contrato del cliente principal lo tiene Sebastián en WhatsApp y cuando le piden la versión final, manda la equivocada.
SOFTWARE DE GESTIÓN DOCUMENTAL · COLOMBIA
Software de gestión documental para empresas en Colombia
Tus documentos en un solo sitio, cada quien entra a hacer lo que le corresponde, el OCR encuentra lo que buscas y cuando llega la auditoría: ya está el log listo.
Contrato Cliente — Servicios 2026
VIGENTE
Factura Proveedor — F-2026-128
PAGADA
Propuesta Comercial — Acme Corp
ENVIADA
Hoja de Vida — Diana Pérez
APROBADA
Procedimiento Calidad PRO-CAL-009
EN REVISIÓN
DEFINICIÓN
Qué es un software de gestión documental
Es el espacio virtual donde guardas todos los documentos de tu empresa con orden. No es Drive. No es SharePoint. Es un sistema con trazabilidad total sobre las acciones que se realizan a los documentos, quién accede, qué realiza y cuál versión es la actual. En Colombia hay dos leyes que mandan en esto: la Ley 594 de 2000 (que define cuánto tiempo se guardan las cosas) y la Ley 1712 (sobre acceso a la información). KaiDoc cumple ambas. Y maneja la radicación de correspondencia, que es otro problema aparte.
EL PROBLEMA
Lo que pasa cuando los documentos viven en cualquier parte.
¿Quién tocó qué? Nadie sabe
Cualquiera puede entrar y mover archivos. No queda rastro. Cuando aparece algo cambiado, toca preguntar uno por uno. Y nadie se acuerda.
Llega la auditoría y empieza el caos
No hay tabla de retención, no hay clasificación, no hay registro de quién aprobó qué; el revisor pide papeles y toca pedirle a Mary que lleva 5 años revisando carpetas con documentos vencidos.
CAPACIDADES
Lo que sí necesitas para dejar de improvisar con archivos.
Cada función está pensada para que el documento tenga dueño y contexto, sin eso, es un archivo perdido.
Búsqueda que sí funciona
Le escribes una palabra, el NIT, una fecha, aparece. El OCR busca dentro del PDF también, así no recuerdes cómo se llama el archivo.
Versiones que se cuidan solas
La vigente queda marcada, las anteriores no se borran — ahí están si necesitas mostrar qué decía hace dos años. Nadie usa la equivocada.
Permisos por persona
Tú decides quién ve qué, por usuario, por área, por tipo de documento. Si se va alguien, queda con acceso a cero.
Etiquetas que ayudan
Tú decides qué datos lleva cada documento, por ejemplo: el dueño, la fecha de vencimiento, el tipo, y después los buscas con esos filtros.
Registro de cada movimiento
Quien lo abre queda anotado. Quien lo edita también. Quien lo descargó, igual. Para una auditoría es exactamente lo que piden — y ya está listo.
Alertas antes de que sea tarde
KaiDoc avisa antes de un vencimiento. También si falta un documento que debía estar, o si alguien no contestó a tiempo. Sin que tengas que estar pendiente.
CÓMO FUNCIONA
De documento subido a archivo controlado en minutos.
Subes tu documento. Le pones los datos que vayas a buscar después. Cosas como el tipo, la fecha, el área, el dueño. Eso es lo que te sirve cuando lo necesitas encontrar.
¿Es un PDF escaneado? El OCR le saca el texto. Ya no tienes que recordar cómo se llamaba el archivo. Buscas por el NIT del cliente, por la palabra que sabes que dice por dentro, por la fecha. Aparece.
Cada vez que alguien lo abre, lo edita o lo descarga, queda anotado. Quién, cuándo, qué hizo. Cuando llega el día de la auditoría, ese registro lo sacas en un clic. No tienes que pedirle a nadie que se acuerde.
Y las versiones: olvídate de archivar manualmente, la versión vigente queda marcada. Las anteriores no se borran — quedan ahí por si necesitas mostrar que en 2022 el contrato decía otra cosa.
ARCHIVO ESTRUCTURADO
Archivo de Gestión y Archivo Central juntos
Cada área maneja lo suyo, solo entra el encargado — nadie más, y cuando un expediente ya se cierra, pasa al archivo central, con permisos distintos. La Tabla de Retención Documental (TRD) queda configurada de entrada, según Ley 594 de 2000. Sin armar nada raro por fuera.
- Expedientes con su ciclo de vida: activo, inactivo, archivado
- Tiempos de retención por tipo de documento, configurados al arranque
- Un solo lugar para todo, nada de carpetas por área que se descontrolan
- Registro de cada movimiento sobre el documento, para garantizar su preservación, nadie lo borra.
EXP-RH-2024-001v2.3
APROBADO · LR
CONT-CAL-2026-0341creado
PERMISOS OK
PROC-FIN-008v1.0 → v1.1
VIGENTE
REG-CAL-007descarga · JP
REGISTRADO
247 documentos monitoreados · trazabilidad 100%
● LIVE
FLUJOS DOCUMENTALES
Aprobaciones sin perseguir a nadie por WhatsApp
Cada documento puede tener su flujo. Tipo: alguien redacta, alguien más revisa, gerencia aprueba — y queda publicado. Cada paso con su responsable. Con tiempos. Con avisos a quien le toca el siguiente paso. Y cuando alguien se demora, el sistema avisa. Olvídate de los chats sueltos y de andar pidiendo firmas físicas.
- Un flujo distinto por cada tipo: una política no se aprueba igual que un contrato
- El siguiente responsable recibe el aviso cuando le toca
- Queda guardado quién aprobó, cuándo lo hizo y qué comentó
- Si necesitas reglas más complejas, lo conectas con el constructor de Workflows
POL-CAL-024 · Política Tratamiento de Datos
✓ Redactado
POL-CAL-024 · Revisión Jurídica
✓ 14:38
POL-CAL-024 · Aprobación Gerencia
EN CURSO
POL-CAL-024 · Publicación + Archivo
SIGUIENTE
CASOS DE USO
Cómo se usa en empresas reales.
Firmas de avalúos y consultoría
Cientos de contratos firmados. Expedientes técnicos. Informes de campo. Cada uno con NIT, fecha y responsable. ¿Buscas el contrato de Inversiones X? Le escribes el NIT y aparece. La Ley 594 manda guardarlos cierto tiempo y eso queda configurado de entrada.
Centros comerciales y administradoras
Por un lado: pólizas, contratos con locales, lo legal. Por el otro, expedientes del personal — aseo, vigilancia, mantenimiento. Cada área entra solo a lo que es suyo. Si se va alguien, queda con acceso a nada.
Empresas de servicios profesionales
Cada cliente tiene su expediente. Adentro: contratos, propuestas, entregables, facturas. Etiquetados como tú decidas. Y si te toca una auditoría externa, sacas el log completo sin pedir nada a nadie.
CUMPLIMIENTO
Alineado con la normativa colombiana
Trae la estructura de retención lista. Cada documento con su bitácora. Permisos definidos por área. Y las versiones se manejan solas, sin pedirte nada. Y la radicación de correspondencia con consecutivo, hilo de respuesta, todo amarrado. Funciona igual el martes que cuando llega el revisor. Si tu empresa además maneja calidad bajo ISO, eso está en Control Documental SGI.
PREGUNTAS FRECUENTES · GESTIÓN DOCUMENTAL
Preguntas frecuentes sobre gestión documental.
¿Qué es un software de gestión documental?
Es el espacio virtual donde guardas los documentos de tu empresa con orden. No es Drive. Cada documento tiene quién es su responsable, cuándo vence, quién puede verlo. Y queda registro de cada movimiento. En Colombia hay leyes que mandan cómo guardar las cosas (Ley 594, Ley 1712) — KaiDoc lo trae configurado para eso.
¿Cumple KaiDoc con la Ley 594 de archivos?
Sí. Esa ley define cuánto tiempo se guarda cada tipo de documento. KaiDoc trae esa tabla de tiempos (TRD) lista para configurar. Le dices qué tipo es el documento al subirlo y el sistema se encarga de mover, archivar o avisar cuando toque. Cuando entra el revisor, sacas el historial sin armar reuniones de emergencia.
¿Cómo funciona el OCR para documentos escaneados?
Subes el PDF o la foto. El OCR le saca el texto. ¿Para qué te sirve? Para no tener que recordar cómo nombraste el archivo. Buscas por el NIT del cliente, por el número del contrato, por una frase que sabes que dice por dentro. Y aparece. Funciona bien en español y aguanta archivos largos (hasta 200 páginas).
¿Puedo migrar documentos físicos digitalizados?
Sí. Los subes por lotes desde tu computador o desde Google Drive. Le pones los datos básicos a cada uno (tipo, fecha, área) y el OCR hace el resto. Si tienes 50.000 documentos viejos, mejor por fases: arranca por los que estás usando ahora, deja el histórico para después. Es lo que hacemos con casi todos los clientes.
¿Cuántos usuarios puede manejar?
Desde 5 hasta más de 500. No hay tope técnico. Lo que sí importa es cómo divides los permisos: por área, por tipo de documento, por expediente. Eso lo configuras según cómo está armada tu empresa — sin importar si tienes 7 empleados o 300.
¿Funciona para empresas pequeñas o solo grandes?
Más del 80% de nuestros clientes son pymes — entre 20 y 200 empleados. No tienes que prender todos los módulos de entrada. Arrancas con archivo, después le sumas flujos o expediente laboral cuando lo necesites. Pagas por lo que usas, no por lo que tiene la plataforma encendido.
¿Cómo se compara con Google Drive o SharePoint?
Drive y SharePoint te dan dónde poner archivos. Hasta ahí. No saben cuánto tiempo guardar cada cosa, no traen radicación, no exportan un log para una auditoría sin pelear con la configuración. KaiDoc viene con eso ya armado. Si tu empresa todavía está con Drive y le funciona, perfecto — el cambio se nota cuando llega la auditoría o crece el equipo.
¿Qué pasa con mis documentos si dejo de usar KaiDoc?
Te llevas todo. Documentos, datos, registros — en un paquete que puedes abrir donde quieras. Eso está escrito en el contrato. No hay letra chica ni cobro por sacar tu información. Si la cosa no funcionó, no nos amarramos a la mala.
Deja de improvisar con carpetas.
Empieza a gestionar con estructura.
En 30 minutos te mostramos cómo KaiDoc puede ordenar la operación documental de tu empresa. Sin compromiso, sin spam.