Controla y Optimiza tus Compras Empresariales con KaiDoc

Centralización de Requerimientos y Proveedores

KaiDoc unifica todas las solicitudes de compra generadas por distintos departamentos, evitando la dispersión de información. Desde una sola plataforma, los usuarios pueden detallar sus necesidades y enviarlas al área de compras para revisión y aprobación.

• Visibilidad total de la demanda interna, agrupando las solicitudes en un solo lugar.
• Flujo de aprobaciones configurables para diferentes niveles (jefatura, gerencia, dirección).
• Reducción de tiempos de respuesta y de errores de duplicación de pedidos.

Registra y actualiza la base de datos de proveedores, incluyendo información de contacto, calificaciones de desempeño, historial de compras y contratos. Mantén a tu equipo al tanto de vencimientos de contrato, condiciones de pago y acuerdos de servicio.

• Comparación rápida de ofertas entre varios proveedores para ahorrar costos.
• Alertas de vencimiento o renovación de contratos, evitando interrupciones de suministro.
• Construcción de relaciones estratégicas con los mejores proveedores gracias a la trazabilidad de la información.

Órdenes de Compra y Seguimiento del Proceso

Genera órdenes de compra en segundos a partir de las solicitudes aprobadas. Define flujos de aprobación automática basados en montos o categorías para agilizar el despacho de pedidos y minimizar la intervención manual.

• Reducción del tiempo administrativo invertido en tareas repetitivas.
• Menor riesgo de errores humanos al tener datos consolidados y validados previamente.
• Mayor transparencia y registro de cada paso del proceso de compra.

A medida que los proveedores despachan los pedidos, KaiDoc permite rastrear la entrega, coordinar la recepción de la mercancía y actualizar el stock o inventario si utilizas módulos vinculados.

• Control en tiempo real de qué órdenes están pendientes, en tránsito o entregadas.
• Integración con inventarios y almacén, optimizando la gestión de existencias.
• Reportes de cumplimiento de tiempos de entrega por proveedor para evaluaciones futuras.

Reportes de Gasto y Presupuestos en Tiempo Real

KaiDoc consolida la información financiera de las compras, permitiéndote crear reportes personalizados (por proyecto, área, centro de costo o proveedor). Visualiza gastos totales y compara la ejecución con el presupuesto asignado.

• Identificación de tendencias de consumo y detección de gastos excesivos.
• Facilita la negociación con proveedores al contar con datos históricos de compra.
• Mayor control sobre la rentabilidad de cada área de negocio.

Conecta el módulo de compras a sistemas de contabilidad o a otros módulos de KaiDoc, como Recursos Humanos o Proyectos, para mantener una visión unificada del flujo de caja y de la salud financiera de la empresa.

• Ahorro de tiempo al evitar duplicidad de registros.
• Coherencia y exactitud en los reportes contables y de gestión.
• Permite realizar ajustes al presupuesto con base en cifras actualizadas.

Automatización de Flujos de Trabajo (Workflows) en Compras

Adapta los flujos de trabajo a tu política de compras. Define reglas de aprobación por importe, categoría o departamento. Asigna responsables y notificaciones automáticas cuando se requiera la acción de alguien.

• Disminución de burocracia y tiempos muertos en validaciones.
• Flexibilidad para escalar aprobaciones en proyectos de mayor envergadura.
• Mantiene un registro transparente y auditable de todas las decisiones.

¿Por Qué Escoger KaiDoc para la Gestión de Compras?

• Centralización y Organización: Accede a todas tus solicitudes, órdenes de compra y proveedores en un solo lugar, sin depender de múltiples herramientas.
• Optimización de Costos: Mejora el poder de negociación y la eficiencia en tus procesos de adquisición, detectando áreas de alto gasto.
• Rapidez de Implementación: Nuestro equipo de soporte en Colombia te acompañará para que la transición y la capacitación sean ágiles.
• Escalabilidad Modular: Combina el módulo de Compras con otros de KaiDoc (CRM, Proyectos, RRHH) según las necesidades de tu negocio.

Comienza a Controlar tus Compras con KaiDoc

• Solicita una Demo: Observa de primera mano cómo funciona la plataforma y sus herramientas de análisis de costos.
• Configura los Flujos de Aprobación: Define jerarquías y reglas para automatizar los procesos de compra.
• Capacita a tu Equipo: Nuestro equipo te guiará para que cada usuario saque el máximo provecho a KaiDoc.
• Crece de Forma Eficiente: Con datos en tiempo real, podrás ajustar tu estrategia de compras y negociar con proveedores de manera más competitiva.