Historial completo por documento
Cada archivo conserva quién lo subió, en qué fecha, qué versión es y quién lo ha consultado o modificado. Sin esfuerzo manual, sin bitácoras paralelas en Excel.
GESTIÓN DOCUMENTAL · BOGOTÁ
Software de gestión documental en Bogotá: una sola plataforma para todo
En Bogotá, las pymes acumulan herramientas: una para archivar, otra para expedientes, otra para procesos, otra para la captura en campo. KaiDoc reemplaza ese rompecabezas con una sola plataforma donde la trazabilidad y la organización del archivo son el cimiento, no un add-on. Atendemos Bogotá con un equipo especializado que conoce el ritmo de las empresas en la capital.
Contrato proveedor — Servicios 2026
VIGENTE
Política HSEQ — ISO 9001 / 14001 / 45001
EN REVISIÓN
Acta Junta Directiva — Q1 2026
APROBADA
Factura electrónica DIAN — F-2026-128
PAGADA
Tabla de Retención Documental 2026
VIGENTE
¿Por qué tu empresa necesita 5 software, y no una sola plataforma?
La mayoría de plataformas documentales en el mercado resuelven una parte del problema: archivo central, o expedientes, o workflows, o digitalización. Cuando una empresa quiere cubrir varios frentes termina amarrando 3 o 4 software distintos, con integraciones frágiles y datos duplicados que nadie quiere mantener.
KaiDoc fue diseñado al revés: la gestión documental no es un módulo, es la base sobre la que descansan los demás. Expedientes, workflows, correspondencia y captura en campo no son add-ons que conectan vía APIs — son funcionalidades que comparten el mismo repositorio, los mismos permisos y la misma bitácora de auditoría.
Para una pyme bogotana, eso significa una sola interfaz, una sola lista de usuarios y un solo soporte. Para la dirección, significa una sola fuente de verdad cuando llega una auditoría o cuando alguien pregunta "¿dónde quedó ese documento?".
Trazabilidad desde el cimiento
Permisos granulares por rol y área
Define quién puede ver, descargar, editar o eliminar cada documento. Útil cuando un proveedor externo solo debe ver lo suyo, o cuando un área quiere mantener confidencialidad.
Búsqueda que sí funciona
Metadatos personalizados, etiquetas, búsqueda en el contenido del PDF (OCR). Lo que antes tomaba 20 minutos en archivadores físicos ahora toma 3 segundos.
Auditoría sin estrés
Cuando llega un auditor interno o externo, la información ya está organizada con tiempos de retención y bitácora completa. Sin pánicos de última hora.
Cumplimiento que no agregas — viene incluido
Las normativas colombianas e internacionales que afectan a una pyme bogotana hoy son varias: Ley 594 de 2000 sobre archivo, Ley 1581 de 2012 sobre protección de datos, sistemas de gestión bajo ISO 9001, 14001 y 45001, lineamientos del Archivo General de la Nación. KaiDoc no las trata como módulos premium que se compran aparte — están integradas en cómo la plataforma organiza la información desde el primer día.
Esto importa especialmente cuando hay procesos de certificación o auditoría: el control de versiones, la lista maestra de documentos controlados, los obsoletos, la TRD y los registros de aprobación no requieren configuración extra ni desarrollos a medida. Vienen funcionando.
Una sola plataforma, todos tus documentos
en Bogotá.
Solicita una demostración gratuita. En 30 minutos te mostramos cómo KaiDoc reemplaza ese rompecabezas de software documental de tu empresa por una sola plataforma con trazabilidad real.