Contratos y exámenes en carpetas físicas que nadie encuentra
Cuando el Ministerio de Trabajo solicita el expediente de un empleado, el equipo de RRHH tarda horas buscando documentos en archivadores, cajas y correos viejos.
TALENTO HUMANO · EXPEDIENTE DIGITAL · CICLO DE VIDA COMPLETO
Gestión de personal del reclutamiento al retiro
Banco de hojas de vida, precontratación, expediente laboral digital, portales de autogestión para empleados y contratistas PSC, alertas de vencimiento y offboarding. Todo el ciclo del colaborador en una sola plataforma alineada al Código Sustantivo del Trabajo colombiano.
CM · Carlos Morales
AL DÍA
LR · Laura Rodríguez
ONBOARDING
JP · Jorge Peña
DOC. VENCE 8D
AS · Andrea Salcedo
AL DÍA
MV · Miguel Vargas
APROBACIÓN PEND.
EL PROBLEMA
Lo que RRHH pierde sin orden documental
Nadie sabe cuándo vence un documento hasta que ya venció
Licencias, exámenes periódicos, renovaciones de contrato. Sin alertas automáticas, siempre hay algo vencido que se descubre tarde o en una auditoría.
El onboarding es un caos de correos, listas y firmas que no llegan
El primer día del empleado depende de que varias personas coordinen en paralelo. Los documentos llegan tarde, los formatos se pierden y nadie tiene certeza de qué falta.
CICLO COMPLETO
Cada etapa del colaborador, centralizada y trazada
Banco de Hojas de Vida
Kanban de candidatos con seguimiento por etapa de selección e historial de interacciones.
Precontratación
Lista de chequeo de documentos, exámenes médicos y afiliaciones antes del primer día.
Vinculación y Onboarding
Contrato, inducción y documentación de ingreso en flujo automatizado con firmas.
Empleado Activo
Expediente digital vivo. Alertas de vencimiento, novedades, permisos y documentos vigentes.
Retiro y Offboarding
Proceso estructurado de desvinculación. Archivo final del expediente laboral completo.
CAPACIDADES
Expediente digital completo, desde el primer contacto
Seis capacidades concretas que transforman la operación de RRHH: de archivadores físicos y correos sueltos a un único sistema con trazabilidad inmutable, alineado al Código Sustantivo del Trabajo.
Expediente laboral digital por empleado
Seis categorías de carpetas alineadas al Código Sustantivo del Trabajo. Cada documento en su lugar con versión, fecha y responsable.
Alertas automáticas de vencimiento
Notificación anticipada cuando un documento del expediente está próximo a vencer: exámenes periódicos, licencias, renovaciones. Sin Excel ni calendarios manuales.
Flujos de onboarding y offboarding
Lista de tareas estructurada por rol y etapa. Cada responsable sabe qué hacer y cuándo. El empleado nuevo llega y tiene todo listo el día uno.
Roles y permisos por nivel
RRHH ve todo. El jefe directo ve solo su equipo. El empleado accede únicamente a su propia información. Cumplimiento de privacidad por diseño.
Historial de aprobaciones trazado
Cada decisión queda registrada con usuario autenticado, timestamp y estado anterior/nuevo. Trazabilidad inmutable visible en pantalla para cualquier auditoría.
Portales de autogestión
Dos portales independientes según el tipo de vínculo: <strong>Empleado</strong> (PQR, desprendibles, certificados) y <strong>Contratista PSC</strong> (contrato, ciclo de cobro mensual). Sin intersección entre ambos.
PANEL ADMINISTRATIVO
Visibilidad total del personal en un solo lugar
El panel de RRHH muestra el estado documental de cada colaborador en tiempo real. Filtros por estado, cargo, área y vencimientos pendientes. Al hacer clic en un empleado, se abre su expediente digital completo con las seis carpetas alineadas al Código Sustantivo del Trabajo.
- Vista panel: estado y vencimientos de todo el personal
- Expediente individual: 6 carpetas CST con bitácora por documento
- Filtros por estado, cargo, área y tipo de vínculo
- Acciones rápidas sin abrir el expediente (aprobar, comentar, escalar)
1 · Identificación y datos personales
COMPLETA
2 · Vinculación y contrato
COMPLETA
3 · Seguridad social y afiliaciones
COMPLETA
4 · Salud ocupacional
VENCE 8D
5 · Capacitaciones y desarrollo
COMPLETA
6 · Desempeño y novedades
ACTIVA
PORTAL DEL EMPLEADO
Menos correos a RRHH. Más tiempo para lo importante.
Cada empleado tiene acceso a su propio portal donde puede hacer solicitudes, cargar documentos y revisar su información sin necesitar intermediarios. Reduce hasta 70% las consultas operativas que llegan al equipo de RRHH.
- Solicitudes de tiempo libre con flujo de aprobación por niveles
- Acceso a contratos, desprendibles y certificaciones laborales
- Opciones del portal personalizables a las políticas de la empresa
Bienvenida, Laura
Gestión personal · Área Contabilidad
Solicitar vacaciones
Mis documentos
Solicitar permiso
Mis solicitudes
Mis documentos recientes
Contrato laboral
VIGENTE
Examen médico de ingreso
VENCE 22D
Afiliaciones seguridad social
VIGENTE
PORTALES DE AUTOGESTIÓN
Dos portales sin intersección
El tipo de vínculo de cada persona define qué portal ve. Empleados con contrato laboral acceden a su expediente y PQR; contratistas por prestación de servicios acceden solo a su contrato y ciclo de cobro mensual. Sin cruces entre ambos.
Portal Empleado
Para personal con contrato laboral. Acceso a /empleados.
- Datos personales y de contacto
- Beneficiarios (familia para EPS, caja, prima)
- PQR: vacaciones, permisos, licencias e incapacidades
- Desprendibles de nómina mensuales
- Certificados laborales bajo demanda
- Capacitaciones asignadas y completadas
- Cargar documentos personales (renovar exámenes, etc.)
- Hilo de mensajes asíncrono con RRHH
Portal Contratista PSC
Para contratistas por prestación de servicios. Acceso a /contratistas.
- Contrato vigente en solo lectura
- Calendario del ciclo de cobro mensual
- Subir soportes del cobro (factura, RUT, certificaciones)
- Envío del paquete mensual al supervisor
- Hilo de correcciones con el supervisor (chat asíncrono)
- Estado del pago: radicado, aprobado, en pago
- Historial de cobros y soportes anteriores
- Sin PQR, sin expediente laboral, sin vacaciones (no aplican)
NORMATIVA LABORAL
Alineado al Código Sustantivo del Trabajo
El expediente digital de KaiDoc no es solo almacenamiento. Su estructura de 6 carpetas, sus tiempos de retención por tipo documental y su bitácora inmutable de accesos están diseñados para responder ante auditorías del Ministerio de Trabajo y el cumplimiento del Código Sustantivo del Trabajo en Colombia. Para la documentación específica de seguridad y salud bajo Decreto 1072 (SGSST), consulta también Control Documental SGI.
POR QUÉ KAIDOC TALENTO HUMANO
Expediente digital vs. lo que hoy estás usando
Herramienta
Realidad
Excel + carpetas físicas
El listado de personal en una hoja, los contratos en archivadores y los exámenes en correos viejos. Funciona hasta la primera visita del Ministerio de Trabajo.
Drive / SharePoint
Almacenan documentos. No gestionan vencimientos, no controlan permisos por rol, no tienen portal del empleado ni flujo de aprobación de PQR.
Software contable con módulo personal (Siigo, Helisa, Ofima)
Gestionan la nómina. El expediente documental y los portales de autogestión son secundarios o inexistentes.
Suites HR enterprise (Buk, ADP, BambooHR, Worky)
Cubren todo el ciclo HR incluido nómina e indicadores. Más costo, más implementación, plantilla mínima alta. Si solo necesitas el expediente documental ordenado, es excesivo.
KaiDoc Talento Humano
Expediente digital + ciclo de vida + 2 portales sin intersección (Empleado y Contratista PSC). Sin pagar por nómina o ATS enterprise si no los necesitas.
PREGUNTAS FRECUENTES · TALENTO HUMANO
Lo que más nos preguntan sobre expediente digital y portales.
¿Cuál es la diferencia entre el Portal del Empleado y el Portal del Contratista PSC?
Son dos portales independientes sin intersección. El Portal Empleado es para personas con contrato laboral: acceden a su expediente, PQR (vacaciones, permisos, licencias, incapacidades), desprendibles y certificados. El Portal Contratista PSC es para contratistas por prestación de servicios: acceden a su contrato en solo lectura, calendario de cobro mensual, soportes y chat con el supervisor. El tipo de vínculo de la persona define automáticamente qué portal ve.
¿KaiDoc Talento Humano hace nómina?
No. KaiDoc no calcula nómina, no genera el archivo PILA ni hace pago de seguridad social. Lo que sí hace es almacenar y entregar los desprendibles de nómina al empleado a través del Portal, y mantener los datos del personal sincronizados con el sistema contable o de nómina que ya uses (Siigo, Helisa, Ofima, etc.). Para nómina te recomendamos un software dedicado.
¿Cómo se migra la documentación de personal existente?
El equipo de KaiDoc acompaña la migración. Cargamos contratos vigentes, exámenes médicos, afiliaciones y demás documentos del expediente con sus metadatos (vencimientos, responsables, versiones). La estructura inicial de 6 carpetas CST se configura según las necesidades específicas. Tiempo típico: 2-3 semanas para empresas de 50-200 empleados. Para gestión documental general fuera del expediente laboral, ver Gestión Documental.
¿KaiDoc emite los certificados laborales que pide el banco o el empleado?
Sí. El empleado solicita su certificado laboral directamente desde el Portal sin necesidad de pedirlo a RRHH por correo. KaiDoc genera el PDF con datos vigentes (cargo, salario, fecha de ingreso, tipo de contrato), firma digital de la empresa y QR de verificación. RRHH lo aprueba en un clic y queda disponible para descarga del empleado.
¿Qué pasa con los documentos cuando un empleado se retira?
El expediente del empleado retirado pasa al Archivo Central de personal con los tiempos de retención del Código Sustantivo del Trabajo aplicados automáticamente: permanente para contratos e identidad, 20 años para exámenes ocupacionales, 10 años para desprendibles de nómina. Cuando vencen los plazos, KaiDoc dispara los flujos de transferencia o eliminación. La bitácora de accesos queda inmutable y consultable por auditoría.
¿Cumple con la Ley 1581 de protección de datos personales?
Sí. KaiDoc maneja los datos del personal bajo el régimen de Ley 1581 (Hábeas Data) y el Decreto 1377. Cada usuario solo accede a su propia información, los flujos de consentimiento de tratamiento de datos quedan registrados y la bitácora de accesos permite responder a derechos de petición sobre los datos personales del titular.
Ya tengo Buk / ADP / Worky / BambooHR. ¿KaiDoc Talento Humano los reemplaza?
Probablemente no del todo. Esas plataformas son suites completas HR con nómina, indicadores y módulos enterprise. KaiDoc se enfoca específicamente en el expediente digital + ciclo de vida documental + portales de autogestión. Si tu suite HR maneja bien la nómina pero el expediente documental es débil o no tiene portal del contratista, KaiDoc puede reemplazar solo esa pieza y convivir con tu suite. Si estás empezando y no quieres la inversión enterprise desde el día uno, KaiDoc te da la base documental sin pagar por funciones que no usas todavía.
¿La precontratación incluye exámenes médicos y afiliaciones a EPS/ARL?
KaiDoc gestiona la lista de chequeo y el repositorio documental de la precontratación: qué documentos faltan, exámenes pendientes, afiliaciones por confirmar, vencimientos del proceso. El examen médico lo realiza la IPS contratada y la afiliación a EPS/ARL se hace en los portales de cada entidad. KaiDoc trazea el estado de cada item y guarda los soportes en el expediente del candidato cuando se completa.
RRHH sin papeles.
Personal en orden.
En 30 minutos te mostramos cómo KaiDoc Talento Humano gestiona el ciclo completo de tus colaboradores en la realidad de tu empresa colombiana. Sin compromiso, sin spam.