Toda la vida del colaborador en un solo sitio: desde que llega la hoja de vida hasta el día del retiro. Expediente digital con las 6 carpetas que pide el CST, alertas antes de que venza algo, y dos portales paralelos —uno para empleados, otro para contratistas— que sacan a RRHH del correo y de las llamadas operativas.
Llega la visita del Ministerio de Trabajo a las 9 AM. Piden el expediente de un empleado que entró hace 4 años. Empieza la búsqueda en archivadores, en el clóset del fondo, en correos viejos. A las 11 todavía no aparece.
Los exámenes ocupacionales se renuevan cada año, las licencias también, los contratos a término fijo se prorrogan o no. Sin alguien que avise antes, te enteras cuando el ARL te lo cobra o cuando ya pasó algo.
Cinco personas coordinando por WhatsApp para que Laura entre el lunes. RRHH manda el contrato, IT pide la cédula, contabilidad pregunta por la cuenta. Algo siempre llega tarde y el empleado nuevo se sienta sin computador.
Las hojas de vida no se pierden en el correo. Cada candidato va pasando por etapas en un tablero, con quién lo entrevistó y qué se habló.
La lista de lo que falta antes del primer día: documentos del candidato, exámenes médicos, afiliación a EPS y ARL. Quién hace cada cosa y cuándo.
Contrato, inducción y documentos de ingreso van por un flujo con firmas. El empleado llega el lunes y ya tiene todo listo.
Expediente digital vivo. Los documentos están al día, las alertas avisan antes del vencimiento y las novedades quedan registradas.
Cuando alguien se va, hay un proceso: paz y salvos, devolución de equipos, liquidación. El expediente se cierra y queda con los tiempos de retención del CST aplicados.
Es lo que necesita el área de recursos humanos para dejar atrás las carpetas físicas y los Excels paralelos. Una sola pantalla con todo en orden, lista para responder ante el Ministerio del Trabajo cuando toque.
Las 6 carpetas que pide el CST, ya armadas. Cada documento queda con versión, fecha y la persona que lo cargó. Tu equipo no decide la estructura — el CST ya la decidió.
KaiDoc te avisa con tiempo: el examen ocupacional, la licencia de conducción del operario, el contrato a término fijo que se prorroga el otro mes. Se acabaron los recordatorios en Excel.
Una checklist con quién hace qué y cuándo. RRHH sabe lo suyo, IT sabe lo suyo, el jefe directo sabe lo suyo. Cuando el nuevo llega, ya todo está.
RRHH ve todo. El jefe ve solo su equipo. El empleado solo su propia información. La privacidad no es opcional — está por diseño.
Quién aprobó qué, cuándo, cómo estaba antes y cómo quedó. Es la bitácora que el Ministerio del Trabajo quiere ver en una auditoría — y ya está en pantalla.
Uno para empleados (PQR, desprendibles, certificados). Otro para contratistas PSC (contrato, ciclo de cobro mensual). El tipo de vínculo de la persona define cuál ve. No se cruzan.
El panel de RRHH muestra cómo va cada colaborador: documentos al día, qué vence pronto, quién está en onboarding. Filtras por cargo, área o estado, y al hacer clic en un empleado se abre el expediente completo con las 6 carpetas del CST — la estructura que pide el Ministerio del Trabajo, ya armada.
Cada empleado tiene su propio portal. Pide vacaciones, descarga el desprendible, solicita un certificado para el banco, sube el examen ocupacional renovado. Todo sin pasar por correo, sin pedirle nada a RRHH, sin esperar a que alguien conteste.
No es la misma cosa un empleado con contrato laboral que un contratista por prestación de servicios. Sus derechos son distintos, lo que ven es distinto, lo que pueden pedir es distinto. KaiDoc lo respeta: dos portales paralelos, cada uno con su alcance según el tipo de vínculo. Sin confusiones, sin permisos cruzados.
Para personal con contrato laboral. Acceso a /empleados.
Para contratistas por prestación de servicios. Acceso a /contratistas.
No es un Drive con buena pinta. Las 6 carpetas del expediente son las que pide el Código Sustantivo del Trabajo. Los tiempos de retención ya están aplicados por tipo de documento. La bitácora de accesos no se borra. Si llega una auditoría del Ministerio del Trabajo, abres el expediente y todo está. Para la parte específica de seguridad y salud ocupacional bajo Decreto 1072, mira también Control Documental SGI.
En 30 minutos te mostramos cómo KaiDoc maneja el ciclo completo del colaborador en la realidad de tu empresa. Sin compromiso, sin spam.