El expediente laboral de tus colaboradores no puede depender de carpetas y correos.
Administra el ciclo completo de cada colaborador: desde el onboarding hasta el offboarding, con checklist documental, alertas de vencimiento y acceso controlado.
Expedientes incompletos: documentos dispersos entre carpetas físicas, Drive y correos. Nadie sabe qué falta hasta que llega una auditoría o una inspección.
Documentos vencidos sin alerta: certificaciones, afiliaciones y exámenes que expiran y nadie se entera hasta que ya es un incumplimiento.
Onboarding y offboarding informales: sin checklist, sin estructura, sin trazabilidad. Cada vez que alguien entra o sale, se improvisa.
Todo lo que RRHH necesita para tener expedientes completos y controlados.
Cada funcionalidad está diseñada para que ningún documento falte, venza sin aviso o circule sin control.
Checklist documental
Define la lista de documentos requeridos por tipo de vinculación. El sistema identifica faltantes y muestra completitud por colaborador.
Alertas de vencimiento
Notificaciones automáticas cuando un documento está próximo a vencer, vencido o faltante. Escala si no hay acción dentro del plazo.
Onboarding estructurado
Al crear un colaborador, KaiDoc genera automáticamente la estructura del expediente con todos los documentos requeridos según su tipo de contrato.
SGSST integrado
Documenta exámenes médicos, certificados de alturas, capacitaciones, EPP y toda la documentación de seguridad y salud en el trabajo por colaborador.
Acceso controlado
Define quién puede consultar cada expediente por rol, área o jerarquía. No todo usuario ve toda la información. Cumple con protección de datos.
Offboarding y archivo
Agrega paz y salvos, actas de entrega y soportes finales. El expediente queda archivado como inactivo con acceso controlado y trazabilidad.
Todo el ciclo del colaborador en un solo lugar
Contratos, hojas de vida, afiliaciones, certificados, evaluaciones de desempeño, soportes SGSST y cualquier documento asociado al colaborador — activo o desvinculado.
- Contratos, renovaciones y otros
- Afiliaciones a seguridad social y ARL
- Certificados laborales y de estudios
- Evaluaciones, capacitaciones y SGSST
- Paz y salvos, actas de offboarding
KaiDoc acompaña cada etapa del colaborador.
Onboarding
Se crea el expediente con la lista documental requerida. RRHH carga soportes y el sistema valida completitud.
Gestión activa
Documentos se actualizan, alertas de vencimiento se disparan, RRHH tiene visibilidad de qué falta por colaborador.
Control y cumplimiento
Vencimientos anticipados, soportes SGSST al día y expediente completo listo para cualquier inspección o auditoría.
Offboarding
Paz y salvos, actas de entrega y soportes finales. El expediente se archiva como inactivo con acceso controlado.
Cumplimiento normativo colombiano
KaiDoc facilita el cumplimiento de la Ley de Archivos, las directrices de protección de datos personales (Ley 1581 de 2012) y la documentación requerida por el SGSST. Los expedientes quedan estructurados, trazables y listos para cualquier inspección del Ministerio de Trabajo o auditoría interna.
Expediente laboral en KaiDoc
Deja de improvisar con expedientes.
Ten el control de cada colaborador.
En 30 minutos verás cómo KaiDoc organiza los expedientes laborales de tu empresa. Sin compromiso.