El punto clave

No existen dos empresas iguales. Por eso, los flujos estándar no funcionan para todos.

En KaiDoc, los flujos de trabajo no son plantillas rígidas. Son estructuras flexibles que se configuran según:

  • Cómo inicia el proceso
  • Quién interviene
  • Qué validaciones se requieren
  • Qué evidencias deben quedar
  • Cuándo y cómo se cierra

Cómo se adapta un flujo de trabajo en KaiDoc

1. El proceso define el flujo

No al revés. Partimos de tu operación real:

  • Cómo llega la solicitud
  • Qué decisiones se toman
  • Qué excepciones existen
  • Qué documentos se generan

El flujo se construye sobre eso.

2. Cada etapa tiene un propósito claro

Las etapas no son solo “estados”. Cada fase del flujo define:

  • Qué debe pasar
  • Quién responde
  • Qué información es obligatoria
  • Qué evidencia se genera

Esto elimina ambigüedad y reprocesos.

3. Roles, no personas

Los flujos funcionan incluso cuando el equipo cambia. Las tareas se asignan por:

  • Rol
  • Área
  • Nivel de autorización

La operación sigue, sin depender de una persona específica.

4. Reglas que reflejan decisiones reales

Configura reglas como:

  • Aprobaciones automáticas o manuales
  • Rutas distintas según monto o tipo
  • Controles especiales para casos críticos

Todo queda documentado.

Ejemplos de flujos adaptados a empresas reales

Flujo de Compras

  • Solicitud por área
  • Aprobación según monto
  • Generación de orden
  • Cierre con soportes

Valor: control total y evidencia por compra.

Flujo de Cuentas por Pagar (CxP)

  • Registro de factura
  • Validación documental
  • Aprobación
  • Seguimiento a vencimientos

Valor: menos errores, más control financiero.

Flujo de Expediente Laboral

  • Ingreso de documentos
  • Novedades laborales
  • Aprobaciones internas
  • Historial completo del colaborador

Valor: orden, cumplimiento y trazabilidad.

Flujo de PQRS

  • Registro de solicitud
  • Asignación por tipo
  • Seguimiento por SLA
  • Cierre con evidencia

Valor: control del servicio interno y externo.

Flujo de Proyectos

  • Creación de tareas
  • Asignación de responsables
  • Carga de documentos
  • Seguimiento de avances

Valor: visibilidad real del estado del proyecto.

Qué obtienes al trabajar con flujos adaptados

  • Procesos claros y repetibles
  • Menos dependencia del correo y Excel
  • Visibilidad en tiempo real
  • Evidencia automática por proceso
  • Mejora continua sin fricción

Qué pasa cuando el proceso cambia

Tu operación evoluciona y tus flujos también.

  • Los flujos se ajustan
  • Las reglas se actualizan
  • Las etapas se refinan

Sin reiniciar procesos y sin perder historial.

Para quién es esta solución

  • Empresas con procesos propios
  • Operaciones con múltiples áreas
  • Equipos que necesitan control
  • Organizaciones que requieren evidencia
  • PYMES en crecimiento

Mira cómo se adapta KaiDoc a tu operación

Te mostramos flujos reales aplicados a procesos como los tuyos

¿Tu proceso no encaja en un flujo estándar?

Preguntas frecuentes (FAQ)

¿Un flujo adaptado es más costoso?
No. Se configura sin desarrollo ni programación.

¿Se pueden crear varios flujos?
Sí. Cada proceso puede tener su propio flujo.

¿Quién define el flujo?
Se construye junto con tu equipo, sobre tu operación real.

¿Puedo empezar con un solo proceso?
Sí. Puedes iniciar con un flujo y escalar.