Control de versiones
Cada documento muestra su versión vigente, con el historial completo de cambios y quién los aprobó.
SOFTWARE DE GESTIÓN DE CALIDAD · ECUADOR
Software de gestión de calidad para empresas en Ecuador
Control documental para tu SGI ISO 9001, 14001 y 45001, alineado a la cláusula 7.5 de información documentada. Cada documento con su versión vigente, su aprobación y su historial — listo para el auditor, sin reconstruir nada a última hora.
PRO-CAL-001 · ISO 9001v3.2
VIGENTE
POL-AMB-001 · ISO 14001v2.0
VIGENTE
PRO-SST-004 · ISO 45001v1.1
VENCE EN 15D
REG-CAL-012v4.0
EN REVISIÓN
PRO-CAL-009v2.1
PEND. APROBACIÓN
Listado maestro
0 OBSOLETOS EN USO
DEFINICIÓN
Qué es el control documental de un SGI
El control documental es la parte del Sistema de Gestión que mantiene ordenada la información documentada que exige la cláusula 7.5 de las normas ISO: que cada documento tenga una versión vigente identificable, esté aprobado, se proteja de cambios no autorizados y no queden copias obsoletas en circulación. Es donde más no conformidades se levantan en una auditoría, y donde un software bien puesto ahorra el trabajo manual de rastrear versiones.
CONTEXTO · EXPORTACIÓN E INOCUIDAD
Certificarte para exportar banano, camarón, flores y cacao
La economía ecuatoriana vive de la exportación —banano, camarón, flores, cacao—, y acceder a mercados como la Unión Europea o Estados Unidos exige certificación ISO y, según el producto, certificaciones de inocuidad. El requisito documental es de los primeros que revisa un comprador internacional o un organismo certificador, y es donde más se traba una empresa que lleva su SGI en carpetas compartidas y hojas de cálculo.
KaiDoc pone ese control documental en orden desde el primer día: versiones, aprobaciones y evidencias en una sola plataforma, para que la certificación —y el acceso al mercado que depende de ella— no se caiga por un documento que nadie encontró.
CAPACIDADES
Control documental que sí deja evidencia.
Aprobaciones por rol
Flujos de revisión y aprobación con firma y fecha. Nada entra en vigor sin pasar por quien corresponde.
Listado maestro en tiempo real
La lista de información documentada, filtrable por norma, proceso y estado, siempre al día. Cero obsoletos en uso.
Alertas de vencimiento
Avisos anticipados antes de que un documento controlado caduque, para que no te enteres en la auditoría.
Plantillas controladas
Biblioteca de plantillas versionadas para que los documentos nazcan con el formato correcto.
Evidencias para auditoría
Descarga el paquete que el auditor pide —versiones, aprobaciones, fechas, responsables— en un solo lugar.
ALCANCE HONESTO
Lo que KaiDoc SGI no hace
KaiDoc cubre el control documental del sistema. No ejecuta auditorías, no gestiona todavía el ciclo de no conformidades y acciones correctivas (CAPA), y no calcula indicadores automáticos. Para esos frentes se usa una herramienta especializada o una suite completa. Lo que KaiDoc sí hace es entregar, en orden y a tiempo, las evidencias documentales que el auditor te va a pedir. Preferimos decírtelo antes de la cotización.
ISO 9001:2026
Listo para la transición a la nueva versión
La nueva ISO 9001:2026 está en camino (se espera su publicación entre 2026 y 2027, con un período de transición de tres años). Mantiene la estructura de alto nivel (Anexo SL) y suma énfasis en cultura de calidad, gestión del cambio y transformación digital. Como el corazón sigue siendo la información documentada, tener tu control documental ordenado en KaiDoc te deja bien parado para actualizar tus documentos durante la transición, sin empezar de cero.
RESPALDO
Un producto probado, no un experimento
KaiDoc es un producto de Sicap S.A.S. Más de 50 empresas ya operan su día a día sobre la plataforma, y el control documental de sistemas de gestión es uno de sus módulos en producción.
La mejor forma de evaluarlo es verlo con tus propios documentos. Pide una cotización y te mostramos cómo quedaría tu listado maestro y qué se descarga para una auditoría.
PREGUNTAS FRECUENTES · GESTIÓN DE CALIDAD
Lo que más nos preguntan sobre control documental ISO.
¿Qué es la información documentada de la cláusula 7.5?
Es el término que usan las normas ISO (9001, 14001, 45001) para los documentos y registros que el sistema debe controlar: crearlos, aprobarlos, identificar su versión vigente, protegerlos de cambios no autorizados y evitar que se usen versiones obsoletas. KaiDoc administra justamente eso.
¿Sirve para las tres normas integradas (9001, 14001 y 45001)?
Sí. Los documentos de calidad (ISO 9001), ambiental (ISO 14001) y de seguridad y salud en el trabajo (ISO 45001) conviven en una sola plataforma, con estructura común. También sirve si por ahora solo tienes una de las tres.
¿KaiDoc ejecuta auditorías o gestiona no conformidades?
No. KaiDoc cubre el control documental. La ejecución de auditorías y la gestión de no conformidades y acciones correctivas se hacen con una herramienta especializada o una suite completa. KaiDoc entrega las evidencias documentales que el auditor solicita.
¿Cómo ayuda cuando quiero exportar a la UE o a Estados Unidos?
El requisito documental es de los primeros que revisan un comprador internacional o un organismo certificador. KaiDoc pone ese control en orden desde el inicio —versiones, aprobaciones, listado maestro, cero obsoletos en uso— para que la certificación ISO y las certificaciones de inocuidad no se traben por un documento perdido y llegues a la auditoría con todo a la mano.
¿Qué papel juegan el SAE y el INEN en la certificación?
El SAE (Servicio de Acreditación Ecuatoriano) acredita a los organismos de certificación, y el INEN (Servicio Ecuatoriano de Normalización) es el organismo nacional de normalización. Las normas ISO son internacionales y la certificación la emiten organismos certificadores acreditados. KaiDoc no certifica ni es un organismo de certificación: ordena tu información documentada para que llegues a la auditoría en regla.
¿Cuánto cuesta?
Depende de las normas que gestionas, el volumen de documentos y los usuarios. Preparamos una cotización a la medida; no manejamos precios de lista.
Ordena la información documentada de tu SGI en Ecuador.
Cuéntanos con qué normas trabajas y te preparamos una cotización a la medida. Sin costo, sin compromiso.