El auditor pide un documento y nadie sabe cuál versión es la vigente
Tres versiones del mismo procedimiento en tres carpetas distintas. Nadie recuerda cuál fue la última aprobada. La auditoría se complica en los primeros diez minutos.
CONTROL DOCUMENTAL SGI · ISO 9001 / 14001 / 45001
Control documental para tu sistema de gestión ISO
El control documental de tu Sistema de Gestión ISO en una plataforma: versiones, aprobaciones, alertas y biblioteca de plantillas. Para empresas que necesitan ordenar su documentación de calidad sin contratar una suite completa de SGI.
PRO-CAL-001v3.2
VIGENTE
PRO-CAL-004v1.0
VENCE EN 12D
REG-CAL-007v1.1
VIGENTE
PRO-CAL-009v4.0
EN REVISIÓN
POL-CAL-001v2.0
VIGENTE
REG-CAL-012v1.4
VIGENTE
PRO-CAL-002v2.1
PEND. APROBACIÓN
Sistema activo
7 DOCS MONITOREADOS
EL PROBLEMA
Lo que pasa sin control documental real
Las aprobaciones van por correo y no quedan trazadas
Cuando el organismo certificador pide evidencia de aprobación, no hay historial estructurado. El proceso existió, pero no se puede demostrar con un respaldo claro.
El listado maestro vive en un Excel que nadie actualiza
Cada área mantiene el suyo. No hay fuente única de verdad. Los documentos se vencen sin que nadie lo detecte hasta que el auditor lo señala como hallazgo.
CAPACIDADES
Control documental que sí deja evidencia
KaiDoc SGI es el módulo de control documental para empresas colombianas con sistemas de gestión activos o en proceso de certificación ISO. Seis funciones concretas que eliminan el desorden documental antes de que llegue el auditor.
Control de versiones automático
La versión vigente siempre disponible. Las obsoletas archivadas con registro de quién las reemplazó y cuándo. Sin documentos zombi circulando.
Flujo de aprobación con roles
Define quién revisa, quién aprueba y quién publica. Cada paso queda registrado con firma y fecha exacta. Evidencia auditable para el organismo certificador.
Alertas de vencimiento anticipadas
Notificación automática antes de que expire un documento controlado. Cero sorpresas el día de la auditoría — ni reactivos de última hora.
Listado maestro en tiempo real
Generado automáticamente. Filtrable por norma, área, estado y responsable. Siempre preciso, siempre actualizado. Sin Excel paralelos por área.
Biblioteca de plantillas controladas
Modelos de procedimientos, registros e instructivos pre-cargados y validados. Tu equipo arranca con base, no desde cero. Plantillas versionadas como cualquier otro documento.
Descarga de evidencias para auditoría
Un clic: historial completo de cualquier documento con versiones, aprobaciones y fechas en un solo paquete PDF. Lo que en Excel o Drive toma días reconstruir.
IMPLEMENTACIÓN
Tres pasos para tener el control
Parametrizas
Configuras las normas activas, las áreas, los tipos de documentos y los niveles de aprobación según tu organización específica.
Migras
Subes los documentos actuales con sus metadatos, versiones y responsables. El equipo de KaiDoc acompaña la migración.
Gestionas
Tu coordinador de calidad tiene visibilidad total del estado de cada documento en tiempo real. Sin carpetas, sin correos, sin Excel.
NORMATIVA SGI
Alineado con las normas ISO más implementadas en Colombia
KaiDoc SGI te ayuda a tener tu soporte documental listo para las auditorías de las normas ISO más implementadas en Colombia. Es la base documental — no reemplaza la implementación del Sistema de Gestión completo. Para la documentación específica de seguridad y salud en el trabajo (SGSST / Decreto 1072), revisa Expediente Laboral.
POR QUÉ KAIDOC SGI
Control documental SGI vs. lo que hoy estás usando
Herramienta
Realidad
Excel + carpetas compartidas
El listado maestro en una hoja, las versiones en correos. Funciona hasta la primera auditoría externa.
Drive / SharePoint
Almacenan documentos. No gestionan flujos de aprobación, vencimientos ni biblioteca de plantillas controladas.
Suite SGI enterprise (Isolución, ISOTools)
Cubren todo el sistema de gestión completo. Más costo, más curva de aprendizaje. Si solo necesitas ordenar la documentación, es excesivo.
Otro software ECM genérico
Buenos para documentos en general. No están configurados específicamente para los requisitos documentales de ISO 9001 / 14001 / 45001.
KaiDoc SGI
Control documental específico para SGI: versiones, aprobaciones, alertas, listado maestro, biblioteca de plantillas. Sin pagar por funciones que no usas.
ALCANCE
Honestidad sobre lo que KaiDoc SGI hace
Decimos lo que hacemos bien y lo que dejamos a herramientas especializadas o suites completas. Sin sorpresas en la demo.
KaiDoc SGI cubre
- Listado maestro de documentos vigentes
- Control de versiones automático
- Flujos de aprobación por roles
- Alertas anticipadas de vencimiento
- Biblioteca de plantillas controladas
- Descarga de evidencias para auditoría
- Trazabilidad de cada acción documental
- Integración con expediente laboral, ECM y workflows de KaiDoc
KaiDoc SGI no cubre
- Gestión de no conformidades y CAPAs
- Programación y ejecución de auditorías internas
- Indicadores y dashboards de SGI
- Gestión de riesgos ISO 31000
- Encuestas de satisfacción del cliente
- Evaluación de proveedores
- Capacitaciones del personal del SGI
- Mapeo de procesos
PREGUNTAS FRECUENTES · CONTROL DOCUMENTAL SGI
Lo que más nos preguntan sobre control documental SGI.
¿Qué es el control documental SGI?
El control documental SGI es la gestión ordenada de los documentos de un Sistema de Gestión Integrado (ISO 9001, ISO 14001 o ISO 45001). Implica controlar versiones, gestionar aprobaciones, generar alertas de vencimiento y mantener un listado maestro actualizado de todos los documentos del sistema.
¿Qué funciones incluye el módulo SGI de KaiDoc?
El módulo SGI de KaiDoc incluye seis funciones: control automático de versiones, flujos de aprobación por roles con trazabilidad, alertas anticipadas de vencimiento, listado maestro en tiempo real, biblioteca de plantillas controladas y descarga de evidencias para auditoría en un solo paquete.
¿Para qué certificaciones ISO sirve KaiDoc SGI?
KaiDoc SGI es compatible con sistemas de gestión ISO 9001 (calidad), ISO 14001 (ambiente) e ISO 45001 (seguridad y salud en el trabajo). También aplica para SGSST según Decreto 1072 e IATF 16949 (automotriz). Para la documentación específica de SGSST puedes complementarlo con Expediente Laboral.
¿Cómo se migra la documentación existente?
El equipo de KaiDoc acompaña la migración. Subes los documentos vigentes con sus metadatos, versiones y responsables, y nosotros configuramos la estructura del SGI según tus normas activas. Tiempo típico: 2-3 semanas para empresas medianas.
¿Cómo ayuda KaiDoc en una auditoría ISO?
KaiDoc garantiza que cada documento muestre siempre su versión vigente, con el historial completo de aprobaciones, fechas y responsables disponible. Esto permite responder con precisión a cualquier requerimiento de un organismo certificador en segundos, no en días.
¿KaiDoc emite los registros de auditoría que pide el auditor externo?
Sí. Cualquier documento del sistema genera su historial completo en PDF: versiones, fechas, responsables, aprobaciones y bitácora de accesos. Es el paquete que el auditor pide y que en Excel o Drive toma días reconstruir.
Ya tengo Isolución / ISOTools / Pensemos. ¿KaiDoc SGI los reemplaza?
Probablemente no del todo. Esas plataformas son suites completas de gestión que cubren no conformidades, auditorías, indicadores, riesgos y más. KaiDoc SGI se enfoca específicamente en el control documental del sistema. Si tu equipo está conforme con la suite que tiene pero el control documental no funciona, KaiDoc puede reemplazar solo esa pieza y convivir con tu suite SGI principal. Si estás empezando y no tienes suite todavía, KaiDoc te da la base documental sin obligarte a la inversión enterprise desde el día uno.
¿KaiDoc SGI hace gestión de no conformidades, auditorías internas o indicadores?
No. KaiDoc SGI cubre el control documental del Sistema de Gestión: documentos vigentes, versiones, aprobaciones, vencimientos, plantillas. Para no conformidades, auditorías internas o indicadores te recomendamos una herramienta complementaria o una suite SGI completa. KaiDoc se integra con tus procesos documentales y puede ser tu base mientras esos otros frentes se cubren con otras herramientas.
Tu próxima auditoría
con documentos en orden.
En 30 minutos te mostramos cómo KaiDoc SGI se adapta a la estructura documental de tu sistema de gestión. Sin compromiso, sin spam.