Repositorio central
Contratos, expedientes y correspondencia en una sola plataforma, con permisos por rol y área.
SOFTWARE DE GESTIÓN DOCUMENTAL · CHILE
Software de gestión documental para empresas en Chile
Centraliza contratos, expedientes y correspondencia en un solo lugar, con OCR, control de versiones y trazabilidad. Pensado para conservar tus documentos electrónicos de forma íntegra y trazable, con registros datados de cada acción.
Contrato comercial — Cliente Av2.1
VIGENTE
Factura electrónica (SII)v1.0
CONSERVADO
Documento firmadov1.0
ÍNTEGRO
Expediente cliente Bv3.0
INDEXADO
Búsqueda OCR
3 SEG
DEFINICIÓN
Qué es un software de gestión documental
Es la plataforma donde una empresa centraliza, organiza y conserva sus documentos electrónicos. En Chile, la Ley 19.799 reconoce el documento electrónico y la firma electrónica; un documento es confiable cuando se conserva completo e inalterado, con control de versiones y trazabilidad de quién hizo qué. El software cuida esa integridad y deja registros datados de cada acción, para que un documento digital sea confiable cuando se necesite.
MARCO LEGAL · CHILE
El documento electrónico en Chile se rige por la Ley 19.799
En Chile, la validez del documento electrónico y de la firma electrónica —simple y avanzada— se rige por la Ley 19.799. KaiDoc organiza, conserva y da trazabilidad a tus documentos electrónicos, con control de versiones y registros datados de cada acción.
Aclaración honesta: la firma electrónica avanzada la provee un prestador acreditado ante la Entidad Acreditadora. KaiDoc no es un prestador acreditado de firma electrónica avanzada ni la reemplaza; para los documentos que la requieren, se conecta con ese flujo. Si tu caso necesita firma avanzada acreditada, lo revisamos juntos en la cotización.
LEY 21.719 · DATOS PERSONALES
La Ley 21.719 entra en plena vigencia el 1 de diciembre de 2026
La nueva ley de protección de datos personales crea la Agencia de Protección de Datos Personales y fiscaliza evidencia operativa: inventarios de datos, registros de acceso y documentos datados, más que declaraciones de intención. Las empresas chilenas están adecuándose ahora.
Un control documental ordenado —inventario de documentos, permisos por rol, trazabilidad y registros datados— es parte del respaldo que esa adecuación necesita. KaiDoc apoya ese trabajo; no lo garantiza: el cumplimiento de la Ley 21.719 depende de tu organización y de factores que van más allá del software.
CAPACIDADES
Todo tu archivo digital en un solo lugar.
Búsqueda con OCR
Encuentra cualquier documento por su contenido, no solo por el nombre. Lo que tardaba minutos, en segundos.
Control de versiones
Cada documento conserva su versión vigente y su historial, sin copias sueltas que se desincronizan.
Metadatos y expediente digital
Arma expedientes por cliente, contrato o proceso, con los metadatos que tu operación necesita.
Trazabilidad y registros datados
Quién subió, consultó o modificó cada documento, con fecha. Integridad verificable del documento electrónico.
Inventario y permisos por rol
Inventario de documentos con control de acceso por rol y área — parte del respaldo para tu adecuación a la Ley 21.719.
CASOS DE USO
Para el papeleo que tu empresa no puede perder.
Contratos comerciales
Contratos con clientes y proveedores, versionados y firmados, con su historial y vencimientos.
Expedientes de clientes
Toda la documentación de cada cliente en un expediente digital, accesible en segundos.
Documentación tributaria (SII)
Facturas electrónicas (DTE), libros y comprobantes conservados y localizables cuando el SII o una auditoría los pidan.
Correspondencia
Comunicaciones recibidas y enviadas, con seguimiento y sin que se pierdan en el correo.
ALCANCE HONESTO
Lo que este software no es
KaiDoc no es una firma electrónica —se relaciona con la firma electrónica simple y avanzada de la Ley 19.799, pero no la reemplaza ni es un prestador acreditado de firma avanzada— y no es una consultora de cumplimiento de la Ley 21.719: apoya tu adecuación con control documental y trazabilidad, pero no la garantiza. Es el software donde tus documentos viven ordenados, conservados y trazables. Lo que necesita firma avanzada acreditada o asesoría legal, lo conectamos con quien corresponde. Sin promesas que la herramienta no cumple.
RESPALDO
Un producto probado, no un experimento
KaiDoc es un producto de Sicap S.A.S. Más de 50 empresas ya operan su día a día sobre la plataforma, y la gestión documental es su base: el módulo sobre el que se apoyan todos los demás.
La mejor forma de evaluarlo es verlo con tus propios documentos. Pide una cotización y te mostramos cómo quedaría tu archivo digital y qué se resuelve desde el primer día.
PREGUNTAS FRECUENTES · GESTIÓN DOCUMENTAL
Lo que más nos preguntan sobre gestión documental y documento electrónico.
¿Qué es un documento electrónico según la Ley 19.799?
Es la información generada, enviada, recibida o archivada por medios electrónicos que la Ley 19.799 reconoce como documento electrónico: un contrato en PDF, una factura electrónica, un correo. Es confiable cuando se conserva íntegro y trazable. KaiDoc cuida esa integridad y deja registros datados de cada acción.
¿La gestión documental en KaiDoc da validez legal a mis documentos?
La validez del documento electrónico en Chile se rige por la Ley 19.799 y, según el caso, por la firma electrónica (simple o avanzada). KaiDoc aporta la conservación íntegra, la trazabilidad y los registros datados; la firma avanzada acreditada la provee un prestador acreditado, no KaiDoc. Preferimos ser claros en esto.
¿Cómo apoya KaiDoc mi adecuación a la Ley 21.719?
La Ley 21.719 (vigencia plena el 1 de diciembre de 2026) fiscaliza evidencia operativa: inventarios, registros de acceso y documentos datados. KaiDoc aporta inventario de documentos, permisos por rol, trazabilidad y registros datados, que son parte del respaldo de esa adecuación. El cumplimiento depende de tu organización; KaiDoc lo apoya, no lo garantiza.
¿KaiDoc firma los documentos con firma electrónica avanzada?
No. KaiDoc se relaciona con la firma electrónica para los documentos que la requieren, pero no es un prestador acreditado de firma avanzada ni la reemplaza. Lo que hace es conservar ordenado y trazable el documento firmado.
¿Puedo buscar dentro del contenido de los documentos?
Sí. El OCR permite buscar por el contenido del PDF, no solo por el nombre del archivo. Encontrar un contrato o una factura pasa de minutos a segundos.
¿Cuánto cuesta?
Depende del volumen de documentos, los usuarios y las integraciones que necesites. Preparamos una cotización a la medida de tu operación; no manejamos precios de lista.
Ordena y da trazabilidad a tus documentos en Chile.
Cuéntanos cómo está hoy tu archivo digital y te preparamos una cotización a la medida. Sin costo, sin compromiso.