Repositorio central
Contratos, expedientes y correspondencia en una sola plataforma, con permisos por rol y área.
SOFTWARE DE GESTIÓN DOCUMENTAL · MÉXICO
Software de gestión documental para empresas en México
Centraliza contratos, expedientes y correspondencia en un solo lugar, con OCR, control de versiones y trazabilidad. Pensado para conservar tus documentos electrónicos de forma íntegra y trazable, con integración a la firma electrónica avanzada.
Contrato comercial — Cliente Av2.1
VIGENTE
Factura CFDI — SATv1.0
CONSERVADO
Convenio firmado (e.firma)v1.0
ÍNTEGRO
Expediente cliente Bv3.0
INDEXADO
Búsqueda OCR
3 SEG
DEFINICIÓN
Qué es un software de gestión documental
Es la plataforma donde una empresa centraliza, organiza y conserva sus documentos electrónicos —lo que la ley mexicana llama "mensajes de datos": información generada, enviada, recibida o archivada por medios electrónicos—. Un mensaje de datos es íntegro cuando permanece completo e inalterado desde que se generó. El software cuida esa integridad, controla las versiones y deja rastro de quién hizo qué, para que un documento digital sea confiable cuando se necesite.
MARCO LEGAL · MÉXICO
Conservación de documentos dentro del marco mexicano
En México, la conservación de mensajes de datos y la digitalización de documentos se rigen por la NOM-151-SCFI-2016, la Ley de Firma Electrónica Avanzada y el Código de Comercio. KaiDoc te ayuda a conservar tus documentos íntegros e inalterados, con control de versiones y trazabilidad, y se integra con la e.firma y la firma electrónica avanzada.
Aclaración honesta: la constancia de conservación formal conforme a la NOM-151 la emite un Prestador de Servicios de Certificación (PSC) autorizado por la Secretaría de Economía. KaiDoc organiza y conserva tus documentos y se integra con ese flujo — no es un PSC ni sustituye esa constancia. Si tu caso requiere la constancia formal, lo revisamos juntos en la cotización.
CAPACIDADES
Todo tu archivo digital en un solo lugar.
Búsqueda con OCR
Encuentra cualquier documento por su contenido, no solo por el nombre. Lo que tardaba minutos, en segundos.
Control de versiones
Cada documento conserva su versión vigente y su historial, sin copias sueltas que se desincronizan.
Metadatos y expediente digital
Arma expedientes por cliente, contrato o proceso, con los metadatos que tu operación necesita.
Trazabilidad
Quién subió, consultó o modificó cada documento, con fecha. Integridad verificable del mensaje de datos.
Integración con e.firma
Se conecta con la firma electrónica avanzada para los documentos que la requieren.
CASOS DE USO
Para el papeleo que tu empresa no puede perder.
Contratos comerciales
Contratos con clientes y proveedores, versionados y firmados, con su historial y vencimientos.
Expedientes de clientes
Toda la documentación de cada cliente en un expediente digital, accesible en segundos.
Documentación fiscal (SAT)
Facturas CFDI, acuses y comprobantes conservados y localizables cuando el SAT o una auditoría los pidan.
Correspondencia
Oficios y comunicaciones recibidas y enviadas, con seguimiento y sin que se pierdan en el correo.
ALCANCE HONESTO
Lo que este software no es
KaiDoc no es una firma electrónica —se integra con la e.firma y la firma electrónica avanzada, pero no las reemplaza— y no es un Prestador de Servicios de Certificación (PSC): no emite la constancia de conservación formal de la NOM-151. Es el software donde tus documentos viven ordenados, conservados y trazables. Lo que sí necesita firma o constancia formal, lo conectamos con quien la emite. Sin promesas que la herramienta no cumple.
RESPALDO
Un producto probado, no un experimento
KaiDoc es un producto de Sicap S.A.S. Más de 50 empresas ya operan su día a día sobre la plataforma, y la gestión documental es su base: el módulo sobre el que se apoyan todos los demás.
La mejor forma de evaluarlo es verlo con tus propios documentos. Pide una cotización y te mostramos cómo quedaría tu archivo digital y qué se resuelve desde el primer día.
PREGUNTAS FRECUENTES · GESTIÓN DOCUMENTAL
Lo que más nos preguntan sobre gestión y conservación documental.
¿Qué es un "mensaje de datos"?
Es el término legal mexicano (Código de Comercio) para la información generada, enviada, recibida o archivada por medios electrónicos: un contrato en PDF, una factura CFDI, un correo. Es íntegro cuando permanece completo e inalterado desde que se generó. KaiDoc cuida esa integridad y deja rastro de cada acción.
¿KaiDoc cumple con la NOM-151?
En México, la conservación de documentos electrónicos con validez formal se rige por la NOM-151-SCFI-2016. KaiDoc te ayuda a conservar tus documentos íntegros y trazables. Ahora bien, la constancia de conservación formal conforme a la NOM-151 la emite un PSC autorizado por la Secretaría de Economía; KaiDoc no es un PSC y no sustituye esa constancia, pero se integra con ese flujo. Si tu caso la requiere, lo revisamos en la cotización.
¿La digitalización de documentos en KaiDoc tiene validez legal?
La validez legal de un documento electrónico en México depende del marco NOM-151 + Ley de Firma Electrónica Avanzada + Código de Comercio, y —según el caso— de la intervención de un PSC y de la firma electrónica. KaiDoc aporta la conservación íntegra, la trazabilidad y la integración con la e.firma; el resto del cumplimiento depende de tu operación y del PSC cuando aplique. Preferimos ser claros en esto.
¿Se integra con la e.firma / firma electrónica avanzada?
Sí. Para los documentos que requieren firma, KaiDoc se conecta con la e.firma y la firma electrónica avanzada. KaiDoc no es la firma: es donde el documento firmado se conserva ordenado y trazable.
¿Puedo buscar dentro del contenido de los documentos?
Sí. El OCR permite buscar por el contenido del PDF, no solo por el nombre del archivo. Encontrar un contrato o una factura pasa de minutos a segundos.
¿Cuánto cuesta?
Depende del volumen de documentos, los usuarios y las integraciones (por ejemplo, con e.firma). Preparamos una cotización a la medida; no manejamos precios de lista.
Ordena y conserva el archivo digital de tu empresa en México.
Cuéntanos qué documentos manejas y te preparamos una cotización a la medida. Sin costo, sin compromiso.