Repositorio central
Contratos, expedientes y correspondencia en una sola plataforma, con permisos por rol y área.
SOFTWARE DE GESTIÓN DOCUMENTAL · PANAMÁ
Software de gestión documental para empresas en Panamá
Centraliza contratos, expedientes y correspondencia en un solo lugar, con OCR, control de versiones y trazabilidad. Pensado para conservar tus documentos electrónicos de forma íntegra y trazable, con registros datados de cada acción.
Contrato comercial — Cliente Av2.1
VIGENTE
Factura electrónica (DGI)v1.0
CONSERVADA
Documento firmadov1.0
ÍNTEGRO
Expediente cliente Bv3.0
INDEXADO
Búsqueda OCR
3 SEG
DEFINICIÓN
Qué es un software de gestión documental
Es la plataforma donde una empresa centraliza, organiza y conserva sus documentos electrónicos. En Panamá, la Ley 51 de 2008 define y regula el documento electrónico y la firma electrónica, y les reconoce validez legal. Un documento es confiable cuando se conserva completo e inalterado, con control de versiones y trazabilidad de quién hizo qué. El software cuida esa integridad y deja registros datados de cada acción, para que un documento digital sea confiable cuando se necesite.
MARCO LEGAL · PANAMÁ
El documento y la firma electrónica tienen validez legal en Panamá
En Panamá, la Ley 51 de 2008 define y regula el documento electrónico, la firma electrónica y el almacenamiento tecnológico de documentos, y reconoce validez legal al documento y a la firma electrónica. KaiDoc organiza, conserva y da trazabilidad a tus documentos electrónicos, con control de versiones y registros datados de cada acción.
Aclaración honesta: los certificados de firma electrónica los emiten los prestadores de servicios de certificación registrados; la Ley 82 de 2012 incorporó la firma electrónica calificada. KaiDoc no es un prestador de servicios de certificación ni emite firma electrónica; para los documentos que la requieren, se conecta con ese flujo. Si tu caso necesita firma electrónica calificada, lo revisamos juntos en la cotización.
LEY 81 DE 2019 · DATOS PERSONALES
La Ley 81 de 2019 rige el tratamiento de datos personales
La Ley 81 de 2019 regula la protección de datos personales en Panamá bajo principios de lealtad, finalidad, proporcionalidad y transparencia, y la ANTAI (Autoridad Nacional de Transparencia y Acceso a la Información) la fiscaliza. Exige tratar los datos con medidas de seguridad acordes al riesgo y poder dar cuenta de cómo se tratan.
Un control documental ordenado —control de acceso, trazabilidad y registros datados de los documentos con datos personales— es parte del respaldo que esa adecuación necesita. KaiDoc apoya ese trabajo; no lo garantiza: el cumplimiento de la Ley 81 es responsabilidad de tu empresa como responsable del tratamiento.
CAPACIDADES
Todo tu archivo digital en un solo lugar.
Búsqueda con OCR
Encuentra cualquier documento por su contenido, no solo por el nombre. Lo que tardaba minutos, en segundos.
Control de versiones
Cada documento conserva su versión vigente y su historial, sin copias sueltas que se desincronizan.
Metadatos y expediente digital
Arma expedientes por cliente, contrato o proceso, con los metadatos que tu operación necesita.
Trazabilidad y registros datados
Quién subió, consultó o modificó cada documento, con fecha. Integridad verificable del documento electrónico.
Control de acceso por rol
Quién puede ver y editar cada documento — parte del respaldo para tu adecuación a la Ley 81 de 2019.
CASOS DE USO
Para el papeleo que tu empresa no puede perder.
Contratos comerciales
Contratos con clientes y proveedores, versionados y firmados, con su historial y vencimientos.
Expedientes de clientes
Toda la documentación de cada cliente en un expediente digital, accesible en segundos.
Documentación tributaria (DGI)
Facturas electrónicas, libros y documentos conservados y localizables cuando la DGI o una auditoría los pidan.
Correspondencia
Comunicaciones recibidas y enviadas, con seguimiento y sin que se pierdan en el correo.
ALCANCE HONESTO
Lo que este software no es
KaiDoc no es una firma electrónica —se relaciona con la firma electrónica de la Ley 51 de 2008 y con los prestadores de servicios de certificación, pero no la emite ni es un prestador de certificación— y no es una consultora de cumplimiento de la Ley 81 de 2019: apoya tu adecuación con control documental y trazabilidad, pero no la garantiza. Es el software donde tus documentos viven ordenados, conservados y trazables. Lo que necesita firma electrónica calificada o asesoría legal, lo conectamos con quien corresponde. Sin promesas que la herramienta no cumple.
RESPALDO
Un producto probado, no un experimento
KaiDoc es un producto de Sicap S.A.S. Más de 50 empresas ya operan su día a día sobre la plataforma, y la gestión documental es su base: el módulo sobre el que se apoyan todos los demás.
La mejor forma de evaluarlo es verlo con tus propios documentos. Pide una cotización y te mostramos cómo quedaría tu archivo digital y qué se resuelve desde el primer día.
PREGUNTAS FRECUENTES · GESTIÓN DOCUMENTAL
Lo que más nos preguntan sobre gestión documental y documento electrónico.
¿Qué es un documento electrónico según la Ley 51 de 2008?
Es la información en formato electrónico a la que la Ley 51 de 2008 le reconoce validez legal: un contrato en PDF, una factura electrónica, un correo. Es confiable cuando se conserva íntegro y trazable. KaiDoc cuida esa integridad y deja registros datados de cada acción.
¿La gestión documental en KaiDoc da validez legal a mis documentos?
La validez del documento y de la firma electrónica en Panamá se rige por la Ley 51 de 2008. KaiDoc aporta la conservación íntegra, la trazabilidad y los registros datados; el certificado de firma electrónica lo emite un prestador de servicios de certificación registrado, no KaiDoc. Preferimos ser claros en esto.
¿Cómo apoya KaiDoc mi adecuación a la Ley 81 de 2019?
La Ley 81 de 2019 regula la protección de datos personales —fiscalizada por la ANTAI— bajo principios de lealtad, finalidad, proporcionalidad y transparencia, y exige seguridad acorde al riesgo. KaiDoc aporta control de acceso por rol, trazabilidad y registros datados de los documentos con datos personales, que son parte del respaldo de esa adecuación. El cumplimiento depende de tu organización; KaiDoc lo apoya, no lo garantiza.
¿KaiDoc emite firma electrónica?
No. KaiDoc no es un prestador de servicios de certificación ni emite firma electrónica; esos certificados los emiten los prestadores registrados, y la Ley 82 de 2012 incorporó la firma electrónica calificada. KaiDoc se relaciona con la firma para los documentos que la requieren, pero no la reemplaza. Lo que hace es conservar ordenado y trazable el documento firmado.
¿Puedo buscar dentro del contenido de los documentos?
Sí. El OCR permite buscar por el contenido del PDF, no solo por el nombre del archivo. Encontrar un contrato o una factura pasa de minutos a segundos.
¿Cuánto cuesta?
Depende del volumen de documentos, los usuarios y las integraciones que necesites. Preparamos una cotización a la medida de tu operación; no manejamos precios de lista.
Ordena y da trazabilidad a tus documentos en Panamá.
Cuéntanos cómo está hoy tu archivo digital y te preparamos una cotización a la medida. Sin costo, sin compromiso.