Repositorio central
Contratos, expedientes y correspondencia en una sola plataforma, con permisos por rol y área.
SOFTWARE DE GESTIÓN DOCUMENTAL · ECUADOR
Software de gestión documental para empresas en Ecuador
Centraliza contratos, expedientes y correspondencia en un solo lugar, con OCR, control de versiones y trazabilidad. Pensado para conservar tus documentos electrónicos de forma íntegra y trazable, con registros datados de cada acción.
Contrato comercial — Cliente Av2.1
VIGENTE
Comprobante electrónico (SRI)v1.0
CONSERVADO
Documento firmadov1.0
ÍNTEGRO
Expediente cliente Bv3.0
INDEXADO
Búsqueda OCR
3 SEG
DEFINICIÓN
Qué es un software de gestión documental
Es la plataforma donde una empresa centraliza, organiza y conserva sus documentos electrónicos. En Ecuador, la Ley de Comercio Electrónico (LCE) reconoce que un mensaje de datos —la información en formato electrónico— tiene el mismo valor jurídico que un documento escrito. Un documento es confiable cuando se conserva completo e inalterado, con control de versiones y trazabilidad de quién hizo qué. El software cuida esa integridad y deja registros datados de cada acción, para que un documento digital sea confiable cuando se necesite.
MARCO LEGAL · ECUADOR
El mensaje de datos en Ecuador tiene el mismo valor que el documento escrito
En Ecuador, la Ley de Comercio Electrónico, Firmas Electrónicas y Mensajes de Datos (LCE) reconoce dos cosas: que un mensaje de datos tiene el mismo valor jurídico que un documento escrito, y que la firma electrónica tiene validez legal. KaiDoc organiza, conserva y da trazabilidad a tus documentos electrónicos, con control de versiones y registros datados de cada acción.
Aclaración honesta: los certificados de firma electrónica los emiten las entidades certificadoras acreditadas por ARCOTEL. KaiDoc no es una entidad certificadora de firma electrónica ni la emite; para los documentos que la requieren, se conecta con ese flujo. Si tu caso necesita firma electrónica acreditada, lo revisamos juntos en la cotización.
LOPDP · DATOS PERSONALES
La LOPDP ya está en pleno régimen sancionatorio
La Ley Orgánica de Protección de Datos Personales (LOPDP) está en pleno régimen sancionatorio desde 2023, y la Superintendencia de Protección de Datos Personales (SPDP) ya fiscaliza. Exige medidas de seguridad proporcionales al riesgo y trazabilidad del tratamiento de datos, con multas del 0.1% al 0.7% del volumen de negocio.
Un control documental ordenado —control de acceso, trazabilidad y registros datados de los documentos con datos personales— es parte del respaldo que esa adecuación necesita. KaiDoc apoya ese trabajo; no lo garantiza: el cumplimiento de la LOPDP es responsabilidad de tu empresa como responsable del tratamiento.
CAPACIDADES
Todo tu archivo digital en un solo lugar.
Búsqueda con OCR
Encuentra cualquier documento por su contenido, no solo por el nombre. Lo que tardaba minutos, en segundos.
Control de versiones
Cada documento conserva su versión vigente y su historial, sin copias sueltas que se desincronizan.
Metadatos y expediente digital
Arma expedientes por cliente, contrato o proceso, con los metadatos que tu operación necesita.
Trazabilidad y registros datados
Quién subió, consultó o modificó cada documento, con fecha. Integridad verificable del mensaje de datos.
Control de acceso por rol
Quién puede ver y editar cada documento — parte del respaldo para tu adecuación a la LOPDP.
CASOS DE USO
Para el papeleo que tu empresa no puede perder.
Contratos comerciales
Contratos con clientes y proveedores, versionados y firmados, con su historial y vencimientos.
Expedientes de clientes
Toda la documentación de cada cliente en un expediente digital, accesible en segundos.
Documentación tributaria (SRI)
Comprobantes electrónicos, libros y documentos conservados y localizables cuando el SRI o una auditoría los pidan.
Correspondencia
Comunicaciones recibidas y enviadas, con seguimiento y sin que se pierdan en el correo.
ALCANCE HONESTO
Lo que este software no es
KaiDoc no es una firma electrónica —se relaciona con la firma electrónica de la LCE y con las entidades certificadoras acreditadas por ARCOTEL, pero no la emite ni es una entidad certificadora— y no es una consultora de cumplimiento de la LOPDP: apoya tu adecuación con control documental y trazabilidad, pero no la garantiza. Es el software donde tus documentos viven ordenados, conservados y trazables. Lo que necesita firma electrónica acreditada o asesoría legal, lo conectamos con quien corresponde. Sin promesas que la herramienta no cumple.
RESPALDO
Un producto probado, no un experimento
KaiDoc es un producto de Sicap S.A.S. Más de 50 empresas ya operan su día a día sobre la plataforma, y la gestión documental es su base: el módulo sobre el que se apoyan todos los demás.
La mejor forma de evaluarlo es verlo con tus propios documentos. Pide una cotización y te mostramos cómo quedaría tu archivo digital y qué se resuelve desde el primer día.
PREGUNTAS FRECUENTES · GESTIÓN DOCUMENTAL
Lo que más nos preguntan sobre gestión documental y mensajes de datos.
¿Qué es un mensaje de datos según la LCE?
Es la información en formato electrónico a la que la Ley de Comercio Electrónico (LCE) reconoce el mismo valor jurídico que un documento escrito: un contrato en PDF, un comprobante electrónico, un correo. Es confiable cuando se conserva íntegro y trazable. KaiDoc cuida esa integridad y deja registros datados de cada acción.
¿La gestión documental en KaiDoc da validez legal a mis documentos?
La validez del mensaje de datos y de la firma electrónica en Ecuador se rige por la LCE. KaiDoc aporta la conservación íntegra, la trazabilidad y los registros datados; el certificado de firma electrónica lo emite una entidad certificadora acreditada por ARCOTEL, no KaiDoc. Preferimos ser claros en esto.
¿Cómo apoya KaiDoc mi adecuación a la LOPDP?
La LOPDP está en pleno régimen sancionatorio desde 2023 y la SPDP fiscaliza; exige seguridad proporcional al riesgo y trazabilidad del tratamiento. KaiDoc aporta control de acceso por rol, trazabilidad y registros datados de los documentos con datos personales, que son parte del respaldo de esa adecuación. El cumplimiento depende de tu organización; KaiDoc lo apoya, no lo garantiza.
¿KaiDoc emite firma electrónica?
No. KaiDoc no es una entidad certificadora de firma electrónica ni la emite; esos certificados los emiten las entidades acreditadas por ARCOTEL. Se relaciona con la firma para los documentos que la requieren, pero no la reemplaza. Lo que hace es conservar ordenado y trazable el documento firmado.
¿Puedo buscar dentro del contenido de los documentos?
Sí. El OCR permite buscar por el contenido del PDF, no solo por el nombre del archivo. Encontrar un contrato o un comprobante pasa de minutos a segundos.
¿Cuánto cuesta?
Depende del volumen de documentos, los usuarios y las integraciones que necesites. Preparamos una cotización a la medida de tu operación; no manejamos precios de lista.
Ordena y da trazabilidad a tus documentos en Ecuador.
Cuéntanos cómo está hoy tu archivo digital y te preparamos una cotización a la medida. Sin costo, sin compromiso.