Repositorio central
Contratos, expedientes y correspondencia en una sola plataforma, con permisos por rol y área.
SOFTWARE DE GESTIÓN DOCUMENTAL · PERÚ
Software de gestión documental para empresas en Perú
Centraliza contratos, expedientes y correspondencia en un solo lugar, con OCR, control de versiones y trazabilidad. Pensado para conservar tus documentos electrónicos de forma íntegra y trazable, con registros datados de cada acción.
Contrato comercial — Cliente Av2.1
VIGENTE
Comprobante electrónico (SUNAT)v1.0
CONSERVADO
Documento firmadov1.0
ÍNTEGRO
Expediente cliente Bv3.0
INDEXADO
Búsqueda OCR
3 SEG
DEFINICIÓN
Qué es un software de gestión documental
Es la plataforma donde una empresa centraliza, organiza y conserva sus documentos electrónicos. En Perú, la Ley 27269 reconoce el valor legal del documento y la firma electrónicos bajo el principio de equivalencia funcional; un documento es confiable cuando se conserva completo e inalterado, con control de versiones y trazabilidad de quién hizo qué. El software cuida esa integridad y deja registros datados de cada acción, para que un documento digital sea confiable cuando se necesite.
MARCO LEGAL · PERÚ
El documento electrónico en Perú se rige por la Ley 27269
La Ley 27269 reconoce el valor legal del documento y la firma electrónicos bajo el principio de equivalencia funcional. Distingue la firma electrónica simple —cualquier método que identifique al firmante, válida entre privados— de la firma digital —con certificado de una entidad de certificación acreditada ante INDECOPI, dentro de la IOFE, para trámites con el Estado y documentos de alto valor—. KaiDoc organiza, conserva y da trazabilidad a tus documentos electrónicos, con registros datados de cada acción.
Aclaración honesta: la firma digital acreditada la provee una entidad de certificación dentro de la IOFE, acreditada ante INDECOPI. KaiDoc no es una entidad de certificación IOFE ni emite firma digital acreditada; para los documentos que la requieren, se conecta con ese flujo. Si tu caso necesita firma digital acreditada, lo revisamos juntos en la cotización.
LEY 29733 · DATOS PERSONALES
Tus bancos de datos personales, ordenados y trazables
En Perú, el tratamiento de datos personales se rige por la Ley 29733 y su Autoridad Nacional de Protección de Datos Personales, que regula los bancos de datos personales de administración privada.
Un control documental ordenado —inventario de documentos, permisos por rol, trazabilidad y registros datados— es parte del respaldo que la gestión de esos bancos de datos necesita. KaiDoc apoya ese trabajo; no lo garantiza: el cumplimiento de la Ley 29733 es responsabilidad de tu empresa como titular del banco de datos.
CAPACIDADES
Todo tu archivo digital en un solo lugar.
Búsqueda con OCR
Encuentra cualquier documento por su contenido, no solo por el nombre. Lo que tardaba minutos, en segundos.
Control de versiones
Cada documento conserva su versión vigente y su historial, sin copias sueltas que se desincronizan.
Metadatos y expediente digital
Arma expedientes por cliente, contrato o proceso, con los metadatos que tu operación necesita.
Trazabilidad y registros datados
Quién subió, consultó o modificó cada documento, con fecha. Integridad verificable del documento electrónico.
Inventario y permisos por rol
Inventario de documentos con control de acceso por rol y área — parte del respaldo para la gestión de tus bancos de datos (Ley 29733).
CASOS DE USO
Para el papeleo que tu empresa no puede perder.
Contratos comerciales
Contratos con clientes y proveedores, versionados y firmados, con su historial y vencimientos.
Expedientes de clientes
Toda la documentación de cada cliente en un expediente digital, accesible en segundos.
Documentación tributaria (SUNAT)
Comprobantes de pago electrónicos, libros y documentos conservados y localizables cuando la SUNAT o una auditoría los pidan.
Correspondencia
Comunicaciones recibidas y enviadas, con seguimiento y sin que se pierdan en el correo.
ALCANCE HONESTO
Lo que este software no es
KaiDoc no es una firma electrónica —se relaciona con la firma electrónica simple y la firma digital de la Ley 27269, pero no las reemplaza ni es una entidad de certificación IOFE— y no es una consultora de cumplimiento de la Ley 29733: apoya la gestión de tus bancos de datos con control documental y trazabilidad, pero no la garantiza. Es el software donde tus documentos viven ordenados, conservados y trazables. Lo que necesita firma digital acreditada o asesoría legal, lo conectamos con quien corresponde. Sin promesas que la herramienta no cumple.
RESPALDO
Un producto probado, no un experimento
KaiDoc es un producto de Sicap S.A.S. Más de 50 empresas ya operan su día a día sobre la plataforma, y la gestión documental es su base: el módulo sobre el que se apoyan todos los demás.
La mejor forma de evaluarlo es verlo con tus propios documentos. Pide una cotización y te mostramos cómo quedaría tu archivo digital y qué se resuelve desde el primer día.
PREGUNTAS FRECUENTES · GESTIÓN DOCUMENTAL
Lo que más nos preguntan sobre gestión documental y documento electrónico.
¿Qué es un documento electrónico según la Ley 27269?
Es la información en formato electrónico a la que la Ley 27269 reconoce valor legal bajo el principio de equivalencia funcional: un contrato en PDF, un comprobante electrónico, un correo. Es confiable cuando se conserva íntegro y trazable. KaiDoc cuida esa integridad y deja registros datados de cada acción.
¿Qué diferencia hay entre firma electrónica simple y firma digital?
La firma electrónica simple es cualquier método que identifique al firmante (válida entre privados). La firma digital usa un certificado de una entidad de certificación acreditada ante INDECOPI, dentro de la IOFE (para trámites con el Estado y documentos de alto valor). KaiDoc no emite ninguna de las dos: conserva ordenado y trazable el documento firmado.
¿KaiDoc emite firma digital acreditada?
No. KaiDoc no es una entidad de certificación IOFE ni emite firma digital acreditada. Se relaciona con la firma electrónica para los documentos que la requieren, pero no la reemplaza. Lo que hace es conservar ordenado y trazable el documento firmado.
¿Cómo se relaciona con la Ley 29733 de datos personales?
KaiDoc aporta inventario de documentos, permisos por rol, trazabilidad y registros datados, que son parte del respaldo de la gestión de tus bancos de datos personales. El cumplimiento de la Ley 29733 es responsabilidad de tu empresa como titular del banco de datos; KaiDoc lo apoya, no lo garantiza.
¿Puedo buscar dentro del contenido de los documentos?
Sí. El OCR permite buscar por el contenido del PDF, no solo por el nombre del archivo. Encontrar un contrato o un comprobante pasa de minutos a segundos.
¿Cuánto cuesta?
Depende del volumen de documentos, los usuarios y las integraciones que necesites. Preparamos una cotización a la medida de tu operación; no manejamos precios de lista.
Ordena y da trazabilidad a tus documentos en Perú.
Cuéntanos cómo está hoy tu archivo digital y te preparamos una cotización a la medida. Sin costo, sin compromiso.