Selección
Recibe y organiza candidaturas y documentos. Lo que aporta el candidato pasa al expediente al contratar, sin recapturar.
SOFTWARE DE RECURSOS HUMANOS · ECUADOR
Software de recursos humanos para empresas en Ecuador
El ciclo completo del colaborador con expediente digital, alineado al Código del Trabajo. Respaldo ordenado para el SUT —donde se registran contratos, décimos y actas de finiquito— y trazabilidad para responder una inspección del Ministerio del Trabajo. Cada documento queda con fecha, responsable y trazabilidad.
Contrato de trabajov1.0
FIRMADO
Registro en SUTMDT
A TIEMPO
Roles de pago2026
RESGUARDADOS
Décimo tercero / cuartov1.0
AL DÍA
Afiliación IESSv1.0
ACTIVA
Certificado ocupacionalv1.0
VENCE EN 30D
Expediente completo
TRAZABLE
CICLO DEL COLABORADOR
De la selección al finiquito, en un solo expediente.
Contratación
Contrato de trabajo, registro en el SUT y afiliación al IESS. Todo archivado y fechado.
Expediente activo
Un expediente digital por trabajador, con permisos por rol y bitácora de quién consultó o modificó qué.
Capacitación y SST
Registros de capacitación, exámenes ocupacionales y evidencia de seguridad y salud en el trabajo, con sus fechas y vigencias.
Retiro y finiquito
Acta de finiquito procesada por el SUT y baja documentadas. El expediente se conserva íntegro para cuando alguien pregunte años después.
RESPALDO DOCUMENTAL · MINISTERIO DEL TRABAJO (SUT)
El SUT centraliza contratos, décimos y finiquitos; el expediente tiene que respaldarlo
El Sistema Único de Trabajo (SUT) del Ministerio del Trabajo es donde se registra todo: contratos, décimos y actas de finiquito. Desde el Acuerdo Ministerial MDT-2026-008 hay que registrar todos los contratos activos, no solo los nuevos —el plazo para migrar los antiguos venció en junio de 2026—, y un contrato no registrado se sanciona entre $318 y $954.
KaiDoc no registra en el SUT ni calcula nómina o décimos —eso lo hacen tu sistema de rol de pagos y el propio SUT—, pero mantiene ordenado y trazable el expediente que respalda lo que se registra: contratos, cédula, actas, roles de pago y registros de décimos, con la fecha, la firma y el responsable de cada documento. Un error de carga en el SUT puede detonar una inspección del MDT; con el respaldo a la mano, se responde.
EXPEDIENTE DIGITAL · ECUADOR
Lo que debe vivir en el expediente de cada trabajador.
Contrato de trabajo
El documento base de la relación laboral bajo el Código del Trabajo, firmado y versionado, con sus adendas.
Roles de pago
Resguardo de los roles de pago que genera tu sistema, por colaborador y período.
Registro SUT y afiliación IESS
Constancia del registro del contrato en el SUT y de la afiliación al IESS.
Décimos y fondos de reserva
Respaldo del décimo tercero y el décimo cuarto, y de los fondos de reserva.
Datos del trabajador
Constancia del tratamiento de los datos personales del trabajador conforme a la LOPDP.
Actas de finiquito
Respaldo de las actas de finiquito procesadas por el SUT, conservadas tras el cese.
PORTALES DE AUTOGESTIÓN
Dos portales que sacan a RRHH del correo
El portal del colaborador deja que cada trabajador consulte y descargue sus roles de pago, sus certificados y sus datos, y haga solicitudes sin escribirle a Recursos Humanos. El portal del prestador de servicios es para quienes trabajan por servicios profesionales: su contrato, sus entregables y su ciclo de comprobantes, separado del expediente de los trabajadores. El tipo de vínculo decide qué ve cada quien.
ALCANCE HONESTO
Lo que este software no hace
KaiDoc no calcula la nómina ni los décimos ni registra contratos en el SUT. Eso lo siguen haciendo tu sistema de rol de pagos y el propio SUT. Lo que KaiDoc hace es guardar, ordenar y dar trazabilidad a los roles de pago y documentos que ese sistema y tu operación producen, y entregarlos al colaborador por su portal. Preferimos decírtelo antes de la cotización.
RESPALDO
Un producto probado, no un experimento
KaiDoc es un producto de Sicap S.A.S. Más de 50 empresas ya operan su día a día sobre la plataforma, y el expediente digital del trabajador es uno de sus módulos en producción: el mismo que usarías tú.
La mejor forma de evaluarlo es verlo con tu propia estructura de personal. Pide una cotización y te mostramos cómo se arma el expediente de tus trabajadores y qué queda listo para una inspección.
PREGUNTAS FRECUENTES · RECURSOS HUMANOS
Lo que más nos preguntan sobre expediente digital y respaldo del SUT.
¿KaiDoc ayuda con las inspecciones del Ministerio del Trabajo?
Sí. Reúne en un solo expediente por trabajador los documentos que una inspección revisa —contrato, cédula, registro en el SUT, roles de pago, décimos—, con la fecha, la firma y el responsable de cada uno. El respaldo del SUT y de las actas de finiquito queda ordenado y trazable, listo para mostrar.
¿KaiDoc registra los contratos en el SUT?
No. El registro en el SUT (contratos, décimos, actas de finiquito) lo hace tu operación en la plataforma del Ministerio del Trabajo. KaiDoc mantiene ordenado y trazable el expediente que respalda esos registros: contratos, actas, roles de pago y constancias. Es el archivo que respalda lo registrado, no el registro.
¿Calcula la nómina, los décimos o los fondos de reserva?
No. La nómina, el décimo tercero, el décimo cuarto y los fondos de reserva los calcula tu sistema de rol de pagos. KaiDoc resguarda y organiza esos documentos y los entrega al colaborador por su portal, junto con el resto de su expediente.
¿Qué documentos del trabajador guarda?
Contrato de trabajo, cédula, registro en el SUT, roles de pago, respaldo de décimos y fondos de reserva, afiliación al IESS y actas de finiquito. Todo digital, ordenado y trazable, con permisos por rol.
¿Cómo se relaciona con la LOPDP de datos personales?
KaiDoc administra los datos del personal con control de acceso por rol y trazabilidad de cada acción, y resguarda la constancia del tratamiento de los datos del trabajador. El cumplimiento de la LOPDP es responsabilidad de tu empresa como responsable del tratamiento; KaiDoc es la herramienta que lo hace administrable y auditable.
¿Sirve para trabajadores y para prestadores de servicios?
Sí, con portales separados. El del colaborador da acceso a roles de pago, certificados y solicitudes; el del prestador de servicios maneja su contrato y su ciclo de comprobantes. Cada persona ve solo lo que corresponde a su tipo de vínculo.
¿Cuánto cuesta?
Depende del número de trabajadores, los portales y las integraciones que necesites. Preparamos una cotización a la medida de tu operación; no manejamos precios de lista.
Ordena el expediente de tu personal en Ecuador.
Cuéntanos cómo está hoy tu expediente y el respaldo de tu SUT, y te preparamos una cotización a la medida. Sin costo, sin compromiso.