Selección
Recibe y organiza candidaturas y documentos. Lo que aporta el candidato pasa al expediente al contratar, sin recapturar.
SOFTWARE DE RECURSOS HUMANOS · PANAMÁ
Software de recursos humanos para empresas en Panamá
El ciclo completo del colaborador con expediente laboral digital, alineado al Código de Trabajo de Panamá. Respaldo ordenado de la planilla de la CSS y de los contratos ante MITRADEL, y trazabilidad para responder una inspección laboral. Cada documento queda con fecha, responsable y trazabilidad.
Contrato de trabajov1.0
FIRMADO
Planilla CSS2026
AL DÍA
Comprobantes de pago2026
RESGUARDADOS
Décimo tercer mesv1.0
AL DÍA
Afiliación CSSv1.0
ACTIVA
Examen ocupacionalv1.0
VENCE EN 30D
Expediente completo
TRAZABLE
CICLO DEL COLABORADOR
De la selección a la liquidación, en un solo expediente.
Contratación
Contrato de trabajo y afiliación a la Caja de Seguro Social. Todo archivado y fechado.
Expediente activo
Un expediente digital por trabajador, con permisos por rol y bitácora de quién consultó o modificó qué.
Capacitación y SST
Registros de capacitación, exámenes ocupacionales y evidencia de seguridad y salud en el trabajo, con sus fechas y vigencias.
Retiro y liquidación
Liquidación de prestaciones y baja documentadas. El expediente se conserva íntegro para cuando alguien pregunte años después.
RESPALDO DOCUMENTAL · CSS Y MITRADEL
La planilla de la CSS y los contratos de MITRADEL necesitan un expediente que los respalde
En Panamá, la relación laboral deja un rastro documental exigible: el contrato de trabajo bajo el Código de Trabajo, la afiliación y la planilla de la Caja de Seguro Social (CSS), los comprobantes de pago, el décimo tercer mes y, al cierre, la liquidación. Una inspección de MITRADEL o un reclamo laboral se resuelven con esos documentos a la mano.
KaiDoc no calcula la planilla ni el décimo tercer mes ni los presenta ante la CSS —eso lo hace tu sistema de planilla—, pero mantiene ordenado y trazable el expediente que respalda todo eso: contrato, cédula, afiliación, comprobantes de pago y registros del décimo, con la fecha, la firma y el responsable de cada documento. Cuando llega la inspección, el respaldo ya está.
EXPEDIENTE DIGITAL · PANAMÁ
Lo que debe vivir en el expediente de cada trabajador.
Contrato de trabajo
El documento base de la relación laboral bajo el Código de Trabajo, firmado y versionado, con sus adendas.
Comprobantes de pago
Resguardo de los comprobantes de pago que genera tu sistema de planilla, por colaborador y período.
Afiliación y planilla CSS
Constancia de la afiliación a la Caja de Seguro Social y respaldo de las planillas presentadas.
Décimo tercer mes
Respaldo del décimo tercer mes en sus tres partidas, por colaborador y período.
Datos del trabajador
Constancia del tratamiento de los datos personales del trabajador conforme a la Ley 81 de 2019.
Liquidación de prestaciones
Respaldo de la liquidación de prestaciones y el paz y salvo, conservados tras el cese.
PORTALES DE AUTOGESTIÓN
Dos portales que sacan a RRHH del correo
El portal del colaborador deja que cada trabajador consulte y descargue sus comprobantes de pago, sus certificados y sus datos, y haga solicitudes sin escribirle a Recursos Humanos. El portal del prestador de servicios es para quienes trabajan por servicios profesionales: su contrato, sus entregables y su ciclo de comprobantes, separado del expediente de los trabajadores. El tipo de vínculo decide qué ve cada quien.
ALCANCE HONESTO
Lo que este software no hace
KaiDoc no calcula la planilla ni el décimo tercer mes ni los presenta ante la CSS o MITRADEL. Eso lo sigue haciendo tu sistema de planilla. Lo que KaiDoc hace es guardar, ordenar y dar trazabilidad a los comprobantes de pago y documentos que ese sistema y tu operación producen, y entregarlos al colaborador por su portal. Preferimos decírtelo antes de la cotización.
RESPALDO
Un producto probado, no un experimento
KaiDoc es un producto de Sicap S.A.S. Más de 50 empresas ya operan su día a día sobre la plataforma, y el expediente laboral digital del trabajador es uno de sus módulos en producción: el mismo que usarías tú.
La mejor forma de evaluarlo es verlo con tu propia estructura de personal. Pide una cotización y te mostramos cómo se arma el expediente de tus trabajadores y qué queda listo para una inspección.
PREGUNTAS FRECUENTES · RECURSOS HUMANOS
Lo que más nos preguntan sobre expediente laboral digital.
¿KaiDoc ayuda con las inspecciones de MITRADEL?
Sí. Reúne en un solo expediente por trabajador los documentos que una inspección revisa —contrato, cédula, afiliación a la CSS, comprobantes de pago, décimo tercer mes—, con la fecha, la firma y el responsable de cada uno. El respaldo de la planilla de la CSS y de las liquidaciones queda ordenado y trazable, listo para mostrar.
¿KaiDoc presenta la planilla ante la CSS?
No. La presentación de la planilla ante la Caja de Seguro Social la hace tu operación con tu sistema de planilla. KaiDoc mantiene ordenado y trazable el expediente que respalda esas planillas: contratos, afiliaciones, comprobantes de pago y constancias. Es el archivo que respalda lo presentado, no la presentación.
¿Calcula la planilla o el décimo tercer mes?
No. La planilla y el décimo tercer mes los calcula tu sistema de planilla. KaiDoc resguarda y organiza esos documentos y los entrega al colaborador por su portal, junto con el resto de su expediente.
¿Qué documentos del trabajador guarda?
Contrato de trabajo, cédula, afiliación a la CSS, comprobantes de pago, respaldo del décimo tercer mes y la liquidación de prestaciones. Todo digital, ordenado y trazable, con permisos por rol.
¿Cómo se relaciona con la Ley 81 de 2019 de datos personales?
KaiDoc administra los datos del personal con control de acceso por rol y trazabilidad de cada acción, y resguarda la constancia del tratamiento de los datos del trabajador. El cumplimiento de la Ley 81 de 2019 —fiscalizada por la ANTAI— es responsabilidad de tu empresa como responsable del tratamiento; KaiDoc es la herramienta que lo hace administrable y auditable.
¿Sirve para trabajadores y para prestadores de servicios?
Sí, con portales separados. El del colaborador da acceso a comprobantes de pago, certificados y solicitudes; el del prestador de servicios maneja su contrato y su ciclo de comprobantes. Cada persona ve solo lo que corresponde a su tipo de vínculo.
¿Cuánto cuesta?
Depende del número de trabajadores, los portales y las integraciones que necesites. Preparamos una cotización a la medida de tu operación; no manejamos precios de lista.
Ordena el expediente de tu personal en Panamá.
Cuéntanos cómo está hoy tu expediente y el respaldo de tu planilla de la CSS, y te preparamos una cotización a la medida. Sin costo, sin compromiso.