Reclutamiento
Recibe y organiza candidaturas y documentos de selección. Lo que aporta el candidato pasa al expediente al contratar, sin recapturar.
SOFTWARE DE RECURSOS HUMANOS · MÉXICO
Software de recursos humanos para empresas en México
El ciclo completo del colaborador con expediente laboral digital, alineado a la Ley Federal del Trabajo, la NOM-035-STPS y la LFPDPPP. Cada documento queda con fecha, responsable y trazabilidad: lo que una inspección de la STPS pide ver, ya está listo.
Contrato individualv1.0
FIRMADO
NOM-035 · Cuestionario2026
CON ACUSE
Constancia DC-3v2.1
VIGENTE
Alta IMSS · SBCv1.0
REGISTRADO
Aviso de privacidadLFPDPPP
FIRMADO
Examen médico anualv1.0
VENCE EN 30D
Expediente completo
TRAZABLE
CICLO DEL COLABORADOR
Del reclutamiento al finiquito, en un solo expediente.
Contratación
Contrato individual de trabajo, alta ante el IMSS, aviso de privacidad LFPDPPP firmado. Todo queda archivado y fechado.
Expediente activo
Un expediente laboral digital por colaborador, con permisos por rol y bitácora de quién consultó o modificó qué.
Capacitación
Constancias DC-3 (Art. 153-A LFT) y evidencia de la NOM-035 con sus acuses, listas para mostrar en una inspección.
Offboarding
Finiquito y baja documentados. El expediente se conserva íntegro para cuando alguien pregunte años después.
CUMPLIMIENTO DOCUMENTAL · STPS
Tener el documento no es lo mismo que poder comprobarlo
Las inspecciones de la STPS ya no se conforman con que el documento exista: piden trazabilidad. Un cuestionario de la NOM-035 aplicado en 2020 que nadie volvió a revisar, sin acuse de difusión ni acciones de seguimiento, es evidencia de incumplimiento, no de cumplimiento.
El otro problema es la fragmentación: Recursos Humanos tiene una parte del expediente, Nóminas otra, Legal otra. Cuando llega la inspección o una demanda ante el Centro de Conciliación, las lagunas se descubren tarde. KaiDoc junta todo en un solo expediente por colaborador, con la fecha, la firma y el responsable de cada documento — y avisa antes de que algo venza.
EXPEDIENTE LABORAL · MÉXICO
Lo que debe vivir en el expediente de cada colaborador.
Contrato individual de trabajo
El documento base de la relación laboral bajo la LFT, firmado y versionado.
Constancias DC-3
Evidencia de capacitación conforme al Art. 153-A de la LFT, por colaborador y tema.
Evidencia NOM-035
Cuestionarios aplicados, política de riesgo psicosocial firmada y acuse de difusión, con fechas.
Registros IMSS
Alta ante el IMSS y Salario Base de Cotización (SBC) del colaborador.
Avisos de privacidad
Avisos firmados conforme a la LFPDPPP, con constancia de la aceptación del titular.
Recibos de nómina y PTU
Resguardo de los recibos de nómina (CFDI de nómina) y del reparto de utilidades (PTU) que genera tu operación.
PORTALES DE AUTOGESTIÓN
Dos portales que sacan a RRHH del correo
El portal del colaborador deja que cada trabajador consulte y descargue sus recibos de nómina, sus constancias y sus datos, y haga solicitudes sin escribirle a Recursos Humanos. El portal del contratista es para quienes prestan servicios por honorarios: su contrato, sus entregables y su ciclo de comprobantes, separado del expediente de los colaboradores. El tipo de vínculo decide qué ve cada quien.
ALCANCE HONESTO
Lo que este software no hace
KaiDoc no calcula la nómina ni genera el CFDI de nómina. Eso lo sigue haciendo tu sistema de nómina —CONTPAQi, Aspel NOI o el que uses—. Lo que KaiDoc hace es guardar, organizar y dar trazabilidad a los recibos y documentos que ese sistema y tu operación producen, y entregarlos al colaborador por el portal. Preferimos decírtelo antes de la cotización.
RESPALDO
Un producto probado, no un experimento
KaiDoc es un producto de Sicap S.A.S. Más de 50 empresas ya operan su día a día sobre la plataforma, y el expediente laboral digital es uno de sus módulos en producción: el mismo que usarías tú.
La mejor forma de evaluarlo es verlo con tu propia estructura de personal. Pide una cotización y te mostramos cómo se arma el expediente de tus colaboradores y qué queda listo para una inspección.
PREGUNTAS FRECUENTES · RECURSOS HUMANOS
Lo que más nos preguntan sobre expediente laboral y cumplimiento.
¿KaiDoc ayuda con las inspecciones de la STPS?
Sí. Reúne en un solo expediente por colaborador los documentos que la STPS pide, con la fecha, la firma y el responsable de cada uno. La evidencia de la NOM-035 —cuestionarios, política firmada, acuse de difusión— queda trazable, que es justo lo que una inspección de 2026 revisa: no solo que el documento exista, sino que se pueda comprobar cuándo y cómo se aplicó.
¿Cómo maneja la evidencia de la NOM-035-STPS?
Guarda los cuestionarios aplicados, la política de riesgo psicosocial firmada y el acuse de difusión, cada uno con su fecha. Puedes ver de un vistazo quién tiene su evidencia al día y a quién le falta, y descargar el paquete cuando lo pidan.
¿Almacena las constancias de capacitación DC-3?
Sí. Las constancias DC-3 (Art. 153-A de la LFT) se archivan por colaborador y por tema, con alertas de vigencia. Cuando necesites demostrar la capacitación de tu personal, está a la mano.
¿KaiDoc calcula la nómina o genera el CFDI de nómina?
No. La nómina y el CFDI los sigue haciendo tu sistema de nómina (CONTPAQi, Aspel NOI, etc.). KaiDoc resguarda y organiza los recibos que ese sistema genera y los entrega al colaborador por su portal, junto con el resto de su expediente.
¿Cumple con la LFPDPPP en el manejo de datos del personal?
KaiDoc administra los datos del personal con control de acceso por rol y trazabilidad de cada acción, y resguarda los avisos de privacidad firmados. El cumplimiento de la LFPDPPP es responsabilidad de tu empresa como responsable del tratamiento; KaiDoc es la herramienta que lo hace administrable y auditable.
¿Sirve para colaboradores y para contratistas por honorarios?
Sí, con portales separados. El del colaborador da acceso a recibos de nómina, constancias y solicitudes; el del contratista maneja su contrato y su ciclo de comprobantes. Cada persona ve solo lo que corresponde a su tipo de vínculo.
¿Cuánto cuesta?
Depende del número de colaboradores, los portales y las integraciones que necesites. Preparamos una cotización a la medida de tu operación; no manejamos precios de lista.
Ordena el expediente de tu personal en México.
Cuéntanos cómo está hoy tu expediente laboral y te preparamos una cotización a la medida. Sin costo, sin compromiso.