Expediente electrónico
Cada expediente con su índice electrónico firmado y foliado que no se puede alterar. El orden y la integridad quedan garantizados, documento por documento.
SOFTWARE SGDEA · ENTIDADES PÚBLICAS · ALINEADO A AGN Y MoReq2010
Software SGDEA para entidades públicas en Colombia
Expediente electrónico, radicación, retención y disposición final alineados a los lineamientos del Archivo General de la Nación (Acuerdo 001 de 2024) y al estándar internacional MoReq2010. Cada requisito evaluado uno por uno, con trazabilidad inmutable lista para una auditoría.
Expediente EXP-GD-2026-0117 · índice firmado
ÍNTEGRO
Radicado ENT-2026-004821
EN TÉRMINO
Serie 1.2.3 · Retención (TRD)
EN GESTIÓN
Disposición final · doble control
RETENIDO
Cadena de trazabilidad · SHA-256
VERIFICADA
DEFINICIÓN
Qué es un SGDEA para una entidad pública
Un SGDEA (Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo) administra el documento público en todo su ciclo vital —captura, clasificación, retención, transferencia y disposición final— con los requisitos formales que exige el Archivo General de la Nación (AGN): Tabla de Retención (TRD), metadatos, trazabilidad y expediente electrónico. No es un repositorio de archivos: es un sistema con reglas, auditable.
En Colombia el marco lo fijan la Ley 594 de 2000, el Decreto 1080 de 2015 y el Acuerdo AGN 001 de 2024 (Acuerdo Único de la Función Archivística, que refundió y derogó los acuerdos anteriores, incluido el 003 de 2015). A nivel internacional, la referencia funcional es MoReq2010, base de las normas ISO 15489 e ISO 16175.
KaiDoc es un software SGDEA construido sobre esos dos marcos a la vez: los lineamientos del AGN y el estándar MoReq2010, con su cumplimiento evaluado requisito por requisito.
CAPACIDADES SGDEA
Lo que una entidad necesita para responderle a un auditor.
TRD y TVD
La Tabla de Retención y la de Valoración configuradas de entrada. Cada serie con sus tiempos; el sistema mueve, archiva o avisa cuando corresponde.
Radicación de correspondencia
Consecutivo único e irrepetible, conteo en días hábiles y semáforo de términos. La ventanilla única deja de depender de un cuaderno.
Trazabilidad inmutable
Cada acción encadenada con hash (SHA-256): quién, qué y cuándo, sin poder reescribir el pasado. La evidencia que una auditoría pide, ya verificable.
Disposición final con doble control
Nada se elimina solo. La disposición final exige doble control y deja acta: la barrera que evita el borrado indebido de un documento público.
Acceso parcial (Ley 1712)
Genera versiones públicas con la información reservada tapada de verdad, para responder solicitudes de transparencia sin exponer datos protegidos.
ESTÁNDAR INTERNACIONAL · MoReq2010
MoReq2010: el marco con el que puedes armar tu lista de chequeo
MoReq2010 es la especificación funcional internacional para sistemas de gestión de documentos (base de ISO 15489 e ISO 16175). Muchas entidades la usan como lista de chequeo en sus estudios previos y licitaciones. Pocos proveedores en Colombia la relacionan; KaiDoc se construyó mirándola de frente.
KaiDoc te facilita esa verificación: metamodelo MoReq navegable (los tipos y funciones con sus identificadores oficiales), exportación e importación en XML, y una conformidad documentada requisito por requisito que tu equipo puede contrastar contra su propia lista de chequeo.
Claridad honesta: KaiDoc está alineado a MoReq2010; no existe —ni la emitimos— una "certificación MoReq". Lo que entregamos es cumplimiento evaluado y verificable, no un sello. La misma transparencia que esperarías al revisar un pliego.
CONFORMIDAD MEDIDA, NO DECLARADA
No decimos "cumplimos" con un adjetivo
La mayoría del software documental afirma cumplimiento en una línea de brochure. KaiDoc lo evalúa requisito por requisito contra el catálogo del AGN (Ley 594, Acuerdo 001 de 2024 y el Modelo de Requisitos para un SGDEA) y contra MoReq2010, con un veredicto y evidencia por cada requisito —el mismo nivel de detalle que pide un auditor o una lista de chequeo de licitación.
Ese trabajo está en curso y es exigente; preferimos mostrar la conformidad real, requisito por requisito, antes que un porcentaje de marketing. Cuando tu entidad lo pida, revisamos juntos el detalle del alcance comprometido.
UNA PLATAFORMA, NO CINCO PROVEEDORES
El SGDEA es la base. No lo único.
Una entidad no solo archiva: contrata personal, sostiene su sistema de gestión, aprueba procesos y sale a campo. En el mercado eso son cuatro o cinco proveedores distintos. En KaiDoc viven sobre la misma base documental, y lo que cada proceso produce aterriza como expediente, sin recapturar.
Talento humano
Expediente laboral digital y autogestión del personal. <a href="https://kaidoc.co/soluciones/software-recursos-humanos" style="color: var(--kd-cyan);">Ver módulo</a>.
Sistema de Gestión (SGI)
Control documental ISO 9001/14001/45001 sobre la misma plataforma. <a href="https://kaidoc.co/soluciones/software-gestion-calidad" style="color: var(--kd-cyan);">Ver módulo</a>.
Workflows no-code
Constructor visual para automatizar aprobaciones y procesos, sin programar. <a href="https://kaidoc.co/soluciones/automatizaciones-workflows" style="color: var(--kd-cyan);">Ver módulo</a>.
Captura en campo
App móvil con GPS, fecha y hora y evidencia, que alimenta el expediente. <a href="https://kaidoc.co/soluciones/captura-informacion-campo" style="color: var(--kd-cyan);">Ver módulo</a>.
MARCO NORMATIVO
Alineado al AGN y a MoReq2010
Expediente electrónico, retención (TRD/TVD), radicación con consecutivo, disposición final con doble control y trazabilidad inmutable — alineados a los lineamientos del Archivo General de la Nación (Ley 594 de 2000, Decreto 1080 de 2015, Acuerdo 001 de 2024) y al estándar MoReq2010, con acceso parcial para la Ley 1712 de transparencia.
PREGUNTAS FRECUENTES · SGDEA, AGN Y MoReq2010
Lo que más nos preguntan sobre SGDEA, AGN y MoReq2010.
¿KaiDoc está certificado en MoReq2010?
No existe —ni la emitimos nosotros— una "certificación MoReq": MoReq2010 es una especificación funcional que sirve de base para licitaciones y auditorías. KaiDoc está alineado a MoReq2010 y documenta su conformidad requisito por requisito, con metamodelo navegable y exportación XML, para que tu equipo lo verifique contra su propia lista de chequeo. Cumplimiento evaluado y verificable, no un sello.
¿KaiDoc cumple los lineamientos del Archivo General de la Nación (AGN)?
KaiDoc está alineado a los lineamientos del AGN: Ley 594 de 2000, Decreto 1080 de 2015, Acuerdo 001 de 2024 (Acuerdo Único de la Función Archivística) y el Modelo de Requisitos para un SGDEA. Maneja TRD/TVD, expediente electrónico, metadatos, trazabilidad, transferencias y disposición final. Su cumplimiento se evalúa requisito por requisito, con veredicto y evidencia.
¿Qué es un SGDEA y en qué se diferencia de un gestor de archivos?
Un SGDEA administra el documento público en todo su ciclo vital con requisitos formales del AGN: retención (TRD), expediente electrónico, metadatos, trazabilidad inmutable y disposición final controlada. Un gestor de archivos común (Drive, SharePoint) solo guarda archivos: no sabe cuánto retener, no radica, no deja una bitácora inmutable para una auditoría.
¿El Acuerdo 003 de 2015 sigue vigente?
No. El Acuerdo 001 de 2024 del AGN («Acuerdo Único de la Función Archivística») refundió la normativa y derogó varios acuerdos previos, incluido el 003 de 2015. Las capacidades siguen siendo exigibles; lo que cambió es la norma que las reclama. KaiDoc cita y trabaja sobre el marco vigente.
¿Cómo maneja la radicación de correspondencia?
Con consecutivo único e irrepetible, conteo de términos en días hábiles y semáforo de vencimientos. Cada radicado queda atado a su expediente y a su hilo de respuesta, con trazabilidad completa.
¿KaiDoc es solo un SGDEA?
El SGDEA es la base. Sobre la misma plataforma viven el talento humano, el Sistema de Gestión (SGI ISO 9001/14001/45001), los workflows no-code y la captura en campo. Lo que una entidad hoy compraría a cuatro o cinco proveedores distintos, aquí está unido sobre la base documental: cada proceso produce su soporte y aterriza en el expediente, sin recaptura.
¿Cómo puede adquirir KaiDoc una entidad pública?
Escríbenos para una demostración y una propuesta a la medida de tu entidad, con el alcance archivístico que necesitas. Resolvemos contigo el camino de contratación que corresponda a tu entidad.
El SGDEA que le responde a un auditor.
Agenda una demostración y te mostramos el expediente electrónico, la radicación y la conformidad AGN/MoReq2010 con tus propios casos. Sin compromiso.