Si en su empresa todavía no ha revisado qué queda registrado en los contratos de trabajo tras el cambio de jornada, tiene un problema de cumplimiento activo, no futuro. La reducción ya está vigente y el Ministerio del Trabajo es la entidad encargada de vigilar que se respete.
No se trata de un ajuste que se resuelve solo con un comunicado interno. La jornada laboral máxima pasó de 44 a 42 horas semanales de forma definitiva, y ese cambio tiene que quedar soportado documentalmente en el vínculo contractual de cada colaborador — no basta con haberlo aplicado en la práctica.
Qué cambió realmente el 15 de julio de 2026
La Ley 2101 de 2021 modificó el artículo 161 del Código Sustantivo del Trabajo para reducir gradualmente la jornada ordinaria máxima de 48 a 42 horas semanales. El proceso se ejecutó en cuatro fases entre 2023 y 2026, y la última entró en vigor este mes: cualquier tiempo laborado por encima de 42 horas semanales se considera trabajo suplementario u horas extra.
Dos puntos que su equipo de Gestión Humana debe tener absolutamente claros antes de tocar un solo contrato: el salario no se reduce —la ley es explícita en que la disminución de jornada no puede implicar disminución salarial ni afectación de prestaciones sociales ni de derechos adquiridos—, y el valor de la hora sube, porque el divisor mensual usado para liquidar cambia de 220 a 210 horas.
¿Se debe modificar el contrato, o basta con un otrosí?
Este es el punto donde más pymes están tomando decisiones sin soporte documental claro. La jornada laboral es una condición sustancial del contrato de trabajo, así que cualquier cambio en su distribución debería quedar formalizado, no solo comunicado verbalmente o por WhatsApp.
En la práctica, esto se resuelve de una de dos formas, según el tipo de contrato y la forma en que esté pactada la jornada: un otrosí al contrato, cuando la jornada estaba explícitamente definida en el documento original; o un comunicado formal con acuse de recibo, cuando el contrato remite a la jornada legal vigente sin fijar un número específico de horas.
Lo que sí es consistente en ambos casos: si no queda registro de que el colaborador fue informado y de cuándo, ante una eventual inspección la empresa no tiene cómo demostrar que actuó conforme a la ley, aunque efectivamente lo haya hecho.
Qué documentos debería tener listos su empresa hoy
- Registro de distribución de la nueva jornada por cargo o área, especialmente si hay turnos o trabajo por jornadas flexibles.
- Constancia de notificación individual a cada colaborador (otrosí firmado o comunicado con acuse).
- Actualización de reglamento interno de trabajo, si en él se menciona explícitamente el número de horas semanales.
- Ajuste del sistema de nómina al nuevo divisor para el cálculo de hora ordinaria, extra y recargos.
- Trazabilidad de quién recibió qué, con fecha — no basta con haber enviado la comunicación, hay que poder demostrar que llegó y fue leída.
Ese último punto es, en la práctica, el que más falla. Los comunicados internos se envían por correo o WhatsApp y nadie puede después demostrar con certeza quién los leyó y cuándo.
Cómo lo resuelve KaiDoc
Dentro del eje de Talento Humano de KaiDoc, el portal de autogestión del Empleado permite publicar políticas y comunicados internos con acuse de recibo — queda registrado el momento exacto en que cada colaborador confirmó la lectura, con marca de tiempo. Ese registro se integra al Expediente Laboral Digital de cada persona, de forma que si en algún momento hay una inspección o un reclamo, la empresa puede mostrar exactamente cuándo se notificó el cambio de jornada y quién lo confirmó.
